Grâce à l'intégration Mailbox, vous pouvez créer une boîte aux lettres à laquelle sont envoyés les documents, qui arriveront automatiquement dans Admin-DMS. Les pièces jointes d'un e-mail sont récupérées par l'intégration Mailbox. En combinaison avec l'intégration de 'DocumentAnalyser', vous pouvez également commencer à traiter les accusés de réception qui sont joints à un e-mail.
Table des matières
Pièce jointe non reconnue ou traitée
Installation
Marketplace
Dans Admin-IS / Admin-Consult, vous trouverez la plateforme Marketplace dans [Configuration - Général - Marketplace]. Vous devez d'abord installer le Marketplace pour que l'intégration soit active.
Après cela, vous pouvez activer l'intégration en cliquant sur le bouton "installer". Après quelques secondes, l'intégration sera active.
La configuration permet de déterminer la fréquence à laquelle les e-mails doivent être récupérés à partir des comptes configurés dans Admin-DMS. Vous obtiendrez également une vue d'ensemble des boîtes aux lettres qui sont configurées dans Admin-DMS.
Paramètres Mailbox
Vous pouvez configurer votre boîte aux lettres via Admin-DMS. Vous la trouverez sous Outils > Paramètres > Mailbox. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe si vous utilisez Office 365 ou un compte Gmail. Si vous utilisez un autre compte, veuillez également indiquer le serveur IMAP et le port correspondant. Les dossiers sont récupérés en cliquant sur l'icône du dossier.
Si les paramètres sont corrects, les dossiers de votre boîte aux lettres apparaîtront. Vous pouvez indiquer ici les dossiers que vous souhaitez utiliser. L'intégration Mailbox ne récupérera que les courriers des dossiers sélectionnés.
Chaque utilisateur Admin-DMS peut ajouter un compte de boîte aux lettres.
Fonctionnement
Toutes les x heures, comme défini dans le Marketplace > Mailbox, les e-mails des comptes définis sont vérifiés.
- Si un e-mail ne contient pas de pièce jointe, le courrier est ignoré.
- Une pièce jointe dont le nom de fichier contient "logo", "image0", "att0000", "outlook-", "bin" sera ignorée :
- Les pièces jointes qui ont déjà été traitées seront également ignorées.
Traitement automatique
Si la pièce jointe est reconnue par l'intégration de DocumentAnalyser, ce document sera stocké dans Admin-DMS et lié à la relation trouvée. Ajouté par 'DOC', il pointe vers le DocumentAnalyser. Une catégorie et un mot-clé sont également attribués et, si nécessaire, une tâche et un enregistrement sont créés en fonction des paramètres définis dans Admin-IS / Admin-Consult. Plus d'informations dans l'article 'Reconnaissance des documents'.
Le contenu du courrier dans lequel le document a été joint est ajouté aux notes du document.
Pièce jointe non reconnue ou traitée
Si la pièce jointe n'a pas été reconnue ou n'a pas pu être traitée automatiquement (en raison de l'intégration de DocumentAnalyser), la pièce jointe est ajoutée aux fichiers orphelins. L'icône à côté de Ressources indique qu'il y a des fichiers orphelins.
Les dossiers orphelins sont les documents pour lesquels aucune relation, aucun projet, aucune catégorie ou aucun mot-clé n'a été attribué. Vous pouvez lire les raisons possibles de ce phénomène dans la colonne "info".
- Si le document a été reconnu, mais n'a pas pu être entièrement traité, vous pouvez le lire dans la colonne "info". Vous pouvez modifier la relation, le projet ou la tâche dans Admin-IS / Admin-Consult, puis sélectionner le fichier et "Retenter" pour que le fichier soit à nouveau traité.
- Si vous souhaitez traiter le fichier manuellement, sélectionnez le fichier et cliquez sur "edit properties" pour attribuer une relation, une catégorie et un mot-clé.
- Si vous ne voulez pas que le document figure dans Admin-DMS, sélectionnez le document et cliquez sur supprimer.
Versions
24-02-2022 - v1.1.2
- À partir de Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
- Première version
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