OK!Sign offre la possibilité de signer numériquement des documents. La signature électronique peut être utilisée par toutes les parties, donc aussi bien par un employé du bureau que par le client final. OK!Sign suit de près la législation concernant la signature électronique, y compris l'eIDAS européen. Chaque document qui doit être signé peut être envoyé gratuitement via Admin-IS / Admin-Consult. Les frais de transaction pour la signature seront facturés par OK!Sign.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur https://oksign.be
Des licences Admin-DMS sont nécessaire, car l'intégration ne peut traiter que les documents qui se trouvent dans Admin-DMS.
Table des matières
Envoyer les documents à signer
Rappel
Installation
Marketplace
Dans Admin-IS / Admin-Consult, vous trouverez la plateforme Marketplace [Configuration - Général - Marketplace]. Vous devez d'abord installer le Marketplace pour que cette intégration soit active. Ensuite, vous pouvez activer l'intégration en cliquant sur le bouton "installer". Après quelques secondes, l'intégration sera active.
Désinstallez l'intégration eSignatures lorsque vous souhaitez utiliser OK!Sign.
OK!Sign Integration
L'intégration d'OK!Sign avec Admin-IS / Admin-Consult permet d'envoyer une demande de signature de document au client final ou à un employé du bureau. Admin-IS / Admin-Consult enverra les données nécessaires à OK!Sign, qui enverra ensuite un lien par courriel à l'utilisateur. Dans l'environnement OK!Sign, le client final peut ensuite signer via une série de méthodes de signature, notamment la carte d'identité électronique, le SMS, Itsme ou une signature sur un écran tactile (PC, tablette, smartphone).
Pour l'intégration OK!Sign vous avez besoin d'un compte OK!Sign. Ce compte peut être demandé en ligne via https://oksign.be.
Accédez à https://oksign.be/secure/account > Paramètres> Applications. Cliquez sur le bouton vert Activer le lien, puis copiez le numéro de compte, le jeton d'autorisation et le jeton d'organisation vers la configuration de OK!Sign au Marketplace de Admin-IS / Admin-Consult. Vous pouvez également voir cette action dans cette vidéo.
Si vous utilisez OK!Sign pour la première fois, vous obtiendrez 7 crédits gratuits pour tester OK!Sign. Exceptionnellement, vous pouvez demander un account de test et vous devez alors cocher l'option 'Test' comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Attention : un account de test a un autre set de paramètres de configuration.
Modèles
Pour savoir quelles et combien de signatures doivent figurer dans le document, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word ou PDF formaté dans Admin-IS / Admin-Consult. Ceux-ci doivent respecter un certain format, afin que Admin-IS / Admin-Consult puisse reconnaître les champs et les envoyer à OK!Sign pour indiquer où la signature doit aller.
Pour en savoir plus sur la création de modèles de lettres voir ici.
L'ajout d'un champ au modèle peut se faire via le texte, aucun "type de champ" particulier ne doit être choisi, mais il doit répondre aux conditions suivantes :
- Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par #
- Dans Admin-IS / Admin-Consult, le nom du champ doit être lié à un employé ou à un client final, selon la personne qui doit signer à cet endroit. Le même nom ne peut être utilisé plus d'une fois ; S'il y a plusieurs signataires, utilisez SIG01, SIG02,
- Le modèle sera réalisé en PDF ou Word (docx) et ne dépasse pas 8Mb.
- Le structure doit être #Nom_hauteur_largeur# exemple: #SIG01_100_200#
Exemple: #SIG01#
Remarque: Pour éviter que les champs soient encore visibles après la signature du document, vous pouvez définir le champ de signature #SIG01# à une couleur de texte blanche.
Ajouter des documents
Dans un fichier [Relation - Communication], dans le bouton eSign, vous trouverez un menu pour ajouter des fichiers à la relation/au projet. Vous ne devez pas être un utilisateur Admin-DMS pour réaliser cette action.
Envoyer le document pour signer.
Actuellement, il n'est possible de signer que les documents qui se trouvent dans Admin-DMS et qui contiennent certains champs. Après l'installation d'Ok!Sign, une colonne supplémentaire 'statut de signature' sera visible dans l'écran de communication d'un projet ou d'une relation.
Choisissez un document que vous voulez signer et sélectionnez "Signer le document" dans le menu eSign. Si aucun marqueur n'a été trouvé, vous obtiendrez un message indiquant qu'aucun champ de signature n'a été trouvé. Si c'est le cas, vous obtiendrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous devrez associer les champs à un signataire et indiquer l'ordre de signature.
La liste des signataires comprend uniquement les employés actifs ET les personnes physiques actives d'un client ou d'un projet.
Une info-bulle fournit plus d'informations sur les icônes :
Pour chaque signataire, il doit y avoir un minimum d'informations dans la feuille relative :
- Adresse électronique
- Nom et prénom
Si ces données ne sont pas disponibles, une icône rouge X.
Si ces données sont disponibles mais qu'il n'y a pas de numéro de GSM, l'icône jaune apparaîtra . Vous pouvez envoyer le document pour le faire signer, mais il n'est alors pas possible de le signer avec le GSM.
Si toutes les données sont disponibles, une coche verte apparaît , vous pouvez utiliser la plupart des méthodes de signature.
Rappel
Il est possible de définir des rappels pour les envois.
Vous pouvez définir le nombre de jours entre les rappels et le nombre de rappels envoyés. Ces rappels s'ajoutent au message initial que le client reçoit.
Statut de la signature
Il est affiché dans la colonne supplémentaire de l'écran de communication.
Le processus de traitement
Le statut dans Admin-IS / Admin-Consult est mis à jour toutes les 4 heures. Une mise à jour immédiate du statut peut également être effectuée via le panneau de configuration de l'intégration de Ok!Sign.
Versions
23-04-2024 V 1.1.1
A partir de cette version, vous pouvez définir un "délai" de sorte que les documents ne soient envoyés qu'à une date déterminée, ce qui se fait via Admin-Consult. Cela nécessite la version min 11.0.3.10 pour Admin-Consult.
06-12-2022 - v1.0.5
- À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.1.0.10 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
- Le texte de l'e-mail envoyé aux signataires peut être personnalisé via l'écran de configuration.
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