Exact Online

Exact Online est un logiciel de comptabilité, de gestion de projet et de CRM de gestion cloud. Grâce à l'intégration d'Exact Online via le Marketplace dans Admin-IS / Admin-Consult, vous pouvez facilement synchroniser les factures et les données clients des entreprises dans Admin-IS / Admin-Consult avec les données d'Exact Online. Plus d'informations sur Exact Online : www.exact.com. L'intégration d'Exact Online remplace le Exact Online Connector, qui est 'end-of-life' et sera supprimé progressivement. 

Table des matières

Installation

   Marketplace

   Exact Online intégration

   Paramètres

   Options supplémentaires

Fonctionnement

   Synchronisation Automatique

   Synchronisation Manuelle

   Liens

   Journal

La différence entre l'intégration Exact Online et Exact Online Connector

Versions

Installation

Marketplace

Via Configuration - Général - Marketplace vous trouvez la plateforme. D'abord il faut installer le Marketplace pour activer l'intégration. Installer l'intégration se passe par cliquer le bouton 'installer'. Après quelques secondes l'intégration sera active.

Il s'agit d'une intégration payante, veuillez suivre la procédure de demande.

Exact Online intégration

Demandez un compte à www.exact.com.
Dans l'Admin-IS / Admin-Consult Marketplace cliquez sur 'configuration' au niveau de l'intégration Exact Online. Ensuite, vous pouvez utiliser le lien dans le panneau de configuration pour connecter à la plateforme d'Exact Online avec votre nom d'utilisateur et le mot de passe d'Exact Online.
Exact Online nécessite une méthode de vérification en deux étapes. Avec WinAuth (pour desktop) ou Google Authenticator application (pour mobile) vous créez avec votre clé d'Exact Online, un code que vous pourrez ensuite saisir dans la deuxième étape de l'écran de connexion d'Exact Online.

Ensuite, vous obtenez l'écran où vous devez autoriser l'échange de données. Vous sélectionnez ici "toutes les administrations et l'avenir" et vous acceptez les conditions d'utilisation.

Paramètres

La propre division qui a des droits sur les divisions des clients doit être ouverte dans Exact Online avant de commencer à définir les paramètres dans Admin-IS / Admin-Consult. Lorsque vous êtes connecté, vous avez accès aux paramètres d'Exact Online dans le Marketplace de l'Admin-IS / Admin-Consult. Sous "paramètres" apparaissent les entreprises qui sont actives dans Admin-IS / Admin-Consult. Cliquez sur le nom de l'entreprise que vous souhaitez relier à Exact Online et complétez les informations correctes dans l'écran suivent. Cliquez ensuite sur "retour" et sur "enregistrer" pour enregistrer les paramètres.

• Exact Online : Sélectionnez le nom de l'entreprise tel qu'il est défini dans Exact Online.
• Journal des factures : Saisissez le code tel qu'il est saisi dans Exact Online. Vous trouvez ces informations sur la plateforme Exact Online, à ["votre entreprise" - données de base - journal]
• Journal des notes de crédit : Saisissez le code tel qu'il est saisi dans Exact Online. Vous trouverez ces informations dans Exact Online sous ["votre entreprise" - données de base - journal].
• Ajouter forme juridique au nom du client : Cochez cette option si vous souhaitez également synchroniser la forme juridique d'Admin-IS / Admin-Consult vers Exact Online.
• Période : te donne l'option d'ajouter l'année et periode. Premier champs est pour l'année, deuxieme pour la periode.
• Code TVA : Reliez les codes TVA définis par Admin-IS / Admin-Consult [entreprises - "votre entreprise" - généralités - identification] à ceux d'Exact Online. Vous les trouvez sur la plateforme Exact Online sous ["votre entreprise" - données de base - codes TVA].

• Condition de paiement : Les conditions de paiement doivent être saisies dans Exact Online. Vous pouvez définir une valeur par défaut dans Exact Online, mais vous pouvez également transférer les conditions de paiement de Admin-IS / Admin-Consult vers Exact Online.

  • Vous pouvez définir la valeur par défaut dans Exact Online via Données de base > Administration | Paramètres > Comptabilité.

  • Vous pouvez transférer les conditions de paiement de Admin-IS / Admin-Consult en remplissant la table de correspondance dans Marketplace > Exact Online > configuration. Pour les factures qui sont créées dans Admin-IS / Admin-Consult, vous verrez ici les conditions de paiement. Le chiffre indique le nombre de jours ; E indique "fin du mois". Vous remplissez ici le code correspondant que vous avez dans Exact Online sous Données de base > Relations | Conditions de paiement.  Sauvegardez ces données en passant à l'écran précédent avant de procéder à la synchronisation.

Options supplémentaires

Dans les "paramètres", vous pouvez cocher des options supplémentaires :

•  Synchronisation automatique : les données de toutes les entreprises dans Admin-IS / Admin-Consult sont synchronisées quotidiennement à 23h15 (+/-30min) avec Exact Online, si vous cochez cette case.
• Synchronisez clients : Il y a 3 options ici ;
  • Uniquement avec Factures - Pour chaque facture à synchroniser on va aussi synchroniser l'info du client.
  • Seulement déjà liés - Non seulement les factures et les clients associés sont synchronisés, mais aussi les clients pour lesquels une facture a été créée.
  • Tous - Tous les clients sont synchronisés, sans tenir compte de l'existence ou non d'une facture.Non seulement les factures et les clients associés sont synchronisés, mais les clients pour lesquels aucune facture n'a été créée sont également synchronisés, si cela est vérifié à condition que l'ID dans la comptabilité soit trouvé dans Exact Online
• Créer les clients non trouvés : Les clients pour lesquels une facture a été créée dans Admin-IS / Admin-Consult, mais qui ne sont pas trouvés dans Exact Online sur l'ID dans la comptabilité, seront toujours créés dans Exact Online si cette option est cochée. Si cette option n'est pas cochée, les factures dont les clients ne sont pas trouvés dans Exact Online seront ignorées lors de la synchronisation.
  Si vous souhaitez créer les factures dans Exact, vous devez d'abord créer le client manuellement dans Exact afin que le client puisse être trouvé la prochaine fois.
• Date de début : Les factures antérieures à cette date ne seront pas synchronisées avec Exact Online.

Lorsque tous les paramètres ont été enregistrés, la synchronisation est réglée sur "oui".

Utilisez le bouton "réinitialiser division" si vous souhaitez vous déconnecter et vous reconnecter à Exact Online.

Vous pouvez cliquer sur le nom de l'entreprise et lancer manuellement la synchronisation pour cette entreprise.

Fonctionnement

Synchronisation Automatique

En cas de synchronisation, les grand-livre comptables sont d'abord récupérés dans Exact Online. Ensuite, toutes les factures numérotées dans Admin-IS / Admin-Consult, qui n'ont pas encore été transmises et qui sont postérieures à la date de début, sont synchronisées. Dans ce processus, le client est d'abord vérifié : est-il présent dans Exact Online et, selon les paramètres, doit être nouvellement créé dans Exact Online. Lorsque le client est trouvé dans Exact Online, le PDF est transmis, puis les réservations de la facture elle-même sont transmises.

La description de la facture est également envoyée. Si la facture elle-même ne comporte pas de description, la description de la première ligne de la facture sera saisie comme description dans Exact Online.

Dans Admin-IS / Admin-Consult, les factures qui sont synchronisées avec Exact Online seront affichées comme étant exportées.

Pour connecter un client Admin-IS / Admin-Consult avec un client Exact Online, on utilise comme clé l' "ID dans la comptabilité". Dans Admin-Consult, les clients sans projet(s) ne sont pas synchronisés.

Dans Admin-Consult, nous recherchons d'abord l "ID dans la comptabilité" dans le fichier du projet. Une fois rempli, il sera synchronisé avec Exact Online. S'il n'y a pas une "ID dans la comptabilité" du projet, l'identification dans la comptabilité du fichier de relation sera synchronisée.

• Si une relation a plusieurs projets avec des "ID dans la comptabilité" différents au sein de la même entreprise, la relation ne sera pas synchronisée. Si les projets sont liés à différentes entreprises, l' "ID dans la comptabilité" est unique au sein de l'entreprise et cette relation sera synchronisée avec Exact Online.
• Si un projet a plusieurs clients avec un "ID dans la comptabilité", la relation ne sera pas synchronisée. Une exception est faite si le pourcentage de facturation des clients est de 0 %.
• Si un projet et une relation n'ont pas d' "ID dans la comptabilité", la relation n'est pas synchronisée.

Si une relation ne peut être liée, l'option "créer des clients introuvables" est examinée.

Une fois que le lien a été établi, l' "ID dans la comptabilité" n'est plus utilisé pour la liaison. L"ID dans la comptabilité" peut être ajustée et la relation liée dans Exact Online prendra en charge l'ajustement.

Synchronisation manuelle

Dans la configuration de l'entreprise, vous pouvez (par entreprise) lancer la synchronisation manuellement. Il faut cliquer sur une des "propre societées" et la vous avez le bouton "synchronisation"

 

Liens

Après la synchronisation, vous pouvez utiliser des "liens" pour effectuer une recherche sur le nom d'un client (au moins 2 caractères). Cela vous permet de vérifier si le client de Admin-IS / Admin-Consult est lié au bon client dans Exact Online. Si un client est mal lié, vous pouvez supprimer le lien en cliquant sur le x rouge et vous pouvez modifier les coordonnées du client dans Admin-IS / Admin-Consult ou Exact Online, afin qu'il puisse être lié correctement lors de la prochaine synchronisation.

Journal

Dans le journal, vous avez un aperçu des erreurs qui auraient pu se produire lors de la synchronisation des données. Dans cet écran, vous pouvez rechercher les erreurs dans une certaine indication de temps
ou vous pouvez rechercher des données dans les colonnes "action" et "référence". Les personnes ayant des droits d'administrateur peuvent également consulter ces erreurs sur l'écran "Home" de l'Admin-IS / Admin-Consult dans le widget des messages.

Message possible :

• Sync started / Sync ended: ce message indique quand le processus de synchronisation a été démarré et arrêté. S'il n'y a pas de commentaires, c'est juste une message informatif
  
  
• Sync ended - Forbidden Admin-IS/Admin-Consult n'a pas assez de droits pour connecter via l'API
  Assurez-vous que vous avez donne suffisant droits quand vous allez activer l'intégration
• 'Synchronize customer: forbidden' : Le lien précédent du client ne fonctionne plus. Sous l'onglet 'liens', vous pouvez rechercher ce client et supprimer le lien afin qu'il puisse être lier correctement lors de la prochaine synchronisation.
  
  
• 'Synchronize customer:  TVA / numéro d'entreprise invalide': le numéro de TVA utilisé du client doit être un numéro de TVA mode 97 valide
  
  
  
• 'Customer not found' : si l'option «Créer des clients introuvables» est décochée et que le client n'a pas été trouvé dans Exact Online.

  • Vous pouvez cocher l'option "Créer des clients introuvables" si vous souhaitez créer ce client en tant que nouveau client dans Exact Online. Lors de la prochaine synchronisation, un nouveau client sera créé dans Exact Online.

  • Vous pouvez rechercher ce client dans Exact Online et modifier le code client pour qu'il corresponde à l' "ID dans la comptabilité" dans Admin-IS / Admin-Consult. Lors de la prochaine synchronisation, ce client sera correctement lié.

    
• 'Synchronize customer: les données existent déjà' : L' "ID dans la comptabilité" de l'Admin-IS / Admin-Consult d'une relation existante sera modifié mais ce code est déjà utilisé par une autre relation dans Exact Online. (où le code "donné" est unique)
  
  • Veuillez vérifier le "ID dans la comptabilité" dans Admin-IS / Admin-Consult. Si cela est correct et que vous devez toujours le relier au même code de relation dans Exact Online, allez à l'onglet "Liens" et supprimez le lien existant. Lors de la prochaine synchronisation, la relation sera liée au code de relation correspondant dans Exact Online sur la base de l'ID dans la comptabilité de l'Admin-IS / Admin-Consult.
  • Si le code de relation dans Exact Online est correct et celui dans Admin-IS / Admin-Consult ne l'est pas, vous devez ajuster l"ID dans la comptabilité" dans Admin-IS / Admin-Consult. Lors de la prochaine synchronisation, la relation basée sur le "ID dans la comptabilité" de Admin-IS / Admin-Consult sera liée au code correspondant de la relation dans Exact Online.

    

• Missing ledger account : si le numéro de grand livre qui a été utilisé dans la facture de Admin-IS / Admin-Consult n'a pas été trouvé dans Exact Online.
  • Indiquez le numéro de compte de grand livre correct dans Admin-IS / Admin-Consult.
  • Accédez à la plateforme Exact-Online. Sous Entreprise > Données de base > Comptes de grand livre, vérifiez si le code du compte de grand livre utilisé figure dans la liste. Sinon, vous pouvez créer le compte de grand livre ici avec le code du numéro de compte de grand livre.
    

    

 

La différence entre l'intégration Exact Online et Exact Online Connector

1. Grâce à l'intégration d'Exact Online, tous les clients peuvent être synchronisés avec Exact Online. Avec le Exact Online Connector, les clients qui n'ont pas de facture jointe ne peuvent pas être synchronisés avec Exact Online.
   
   
2. L'intégration Exact Online prend en compte les adresses électroniques possibles dans les destinataires d'une relation, alors que Exact Online Connector prend toujours l'adresse électronique du fichier d'identification de la relation.
   
   
3. L'intégration d'Exact Online recherchera le ID dans la comptabilité unique. Pour plus de détails, voir la section "Fonctionnement" de cet article. Le Exact Online Connector recherche l'ID dans la comptabilité au niveau du projet et prend par ordre alphabétique le plus élevé. S'il n'y a pas d'ID dans la comptabilité d'un projet, il sera pris au niveau de la relation.

Versions

Comment obtenir une nouvelle version ? Voir l'article 'Marketplace général' > Nouvelles versions

24-01-2024 - v3.1

• Option pour re-synchroniser les relations (35182) 
• Factures avec compte réduction escompte de caisse sont synchronisé correct (34942 ) 
• Période de facture est synchronisé. (34943) 
• bouton pour sauver les changements dans la propre societé  (32299) 

06-09-2023 - v3.0.27.1

• Des lignes sur la facture sans grand-livre ne donnent plus d'erreur (34005) 
• Quand l'adresse d'une relation change, les changements seront synchronisé avec la facture, aussi quand "Synchronisez tous les clients" n'est pas coché dans l'integration (34090) 
• Changements dans l'onglet email destinataire seront synchronisé (31481) 

08-06-2022 - v3.0.23

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Le numéro d'entreprise est transmis si aucun numéro de TVA n'est indiqué dans Admin-IS / Admin-Consult et le régime de TVA est défini comme "non assujetti à la TVA" dans Exact Online.
• Ajout d'un bouton permettant de synchroniser manuellement toutes les entreprises en même temps.
  

25-04-2022 - v3.0.22.1

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
  
• Le numéro du client et sa propre société sont enregistrés dans le journal de bord.
• Améliorations internes

06-12-2021 - v3.0.21

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Les conditions de paiement sont transmises au moyen de la table de correspondance.
• La première ligne de description de la facture est transmise si la description de la facture est manquante.

18-11-2021 - v3.0.19.2

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Les conditions de paiement des factures ne sont temporairement pas envoyées tant qu'il n'existe pas de table de correspondance.
• Message d'erreur "401 unauthorised user" attrapé.

03-11-2021 - v3.0.19

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Inclure les conditions de paiement des factures
• Collectez également comptes de 580xxx
• "Référence invalide : 'province'" si la province n'appartient pas au pays spécifié.
• Si un client n'est pas enregistré à la TVA, le champ du numéro de TVA doit contenir le numéro de la société. Exact Online le convertira ensuite en un numéro de TVA. Le champ "Régime de la TVA" doit alors contenir "Non soumis à la TVA".
• Améliorations internes

08-10-2021 - v3.0.18.4

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Bouton "Réinitialiser Division"

• Nouvelles règles d'accès pour l'API Exact Online

• Améliorations internes

25-06-2021 - v3.0.17

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• L'adresse e-mail invalide, par exemple non @, est ignorée, ne génère plus d'erreur pour la synchronisation.

• En plus des 7 factures, traitez également les 4, 64, 65, 66 factures.

07-06-2021 - v3.0.16.1

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Seuls les projets actifs déterminent l'ID dans la comptabilité
• Bouton de déconnexion avec jeton de sécurité non valide

22-02-2021 - v3.0.15

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Ignorez les projets inactifs lors de la récupération de tous les clients de votre propre entreprise, également pour déterminer lD unique dans la comptabilité.
• Améliorations internes

02-02-2021 - v3.0.11

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Synchronisation des factures : date de début réglable
• Les clients introuvables sont recherchés à chaque synchronisation
• Améliorations internes

29-01-2021 - v3.0.9.1

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• Les liens basés sur l'ID dans la comptabilité
• Uniquement message d'erreur de synchronisation dans un message Admin-IS / Admin-Consult, détails dans le journal
• Améliorations internes

22-01-2021 - v3.0.5.1

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Journal de bord: fonction de recherche et indication du début et de la fin du processus de synchronisation

• Améliorations internes

19-01-2021 - v3.0.4

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• La date de fin du journal par défaut est 24 heures plus tard

• Améliorations internes

07-01-2021 - v3.0.1

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Première version