Admin-DMS Addon pour le "new Outlook"

Depuis le début de 2025, Microsoft a commencé à pousser l'usage du "Nouvel Outlook pour Windows" qui replace le "outlook classique" 

La technologie utilisée par Microsoft a complètement changé. À cause de cela, on a reprogrammé tout l'Admin-DMS Outlook. L'installation doit être fait, une fois, dans le portail d'Office365. C'est pourquoi cette opération devra être effectuée par votre administrateur système (votre administrateur informatique).

Certaines fonctionnalités ne sont plus disponibles :

• L'envoi par e-mail de documents SCE à partir d'Admin-Consult n'est pas possible via O365. Si vous souhaitez continuer à envoyer des documents SCE à vos clients, vous pouvez utiliser l'intégration e-mail: Email via SMTP
• Si vous travaillez avec des comptes partagés dans Outlook, ceux-ci doivent également être configurés sur le portail de O365 dans l'installation de l'add-on afin que les e-mails y soient également enregistrés.
• Les e-mails sont toujours enregistrés après leur envoi. Les préférences définies « Toujours demander de sauver », « Enregistrer automatiquement » et « Ne rien faire » dans les Paramètres ne seront plus utilisables dans le cas d'O365.

Installation

L'add-on sera désormais installé via le Marketplace, et non plus via l'application Admin-DMS. Vous n'avez donc pas besoin de mettre à jour Admin-DMS immédiatement.  Dans Office 365, les add-ons doivent être installés par un administrateur de domaine/responsable informatique sur le portail d'administration Office.

Ceci est expliqué plus en détail dans l'article suivant : Admin-DMS Addon pour le New Outlook 365 - Installation

Dès que l'add-on est activé par votre informaticien, vous verrez l'icône verte d'Admin-DMS dans la section "add-ins" en top de l'aperçu d'Outlook. (1)
Si ce n'est pas visible, il faut le chercher en cliquant le bouton "apps" (2). Recherchez l'icône d'Admin-DMS et avec un clic droit, vous pouvez l'épingler.

Boîte e-mail partagée. 

Si vous utilisez une boîte e-mail partagée dans Outlook, l'add-on devra également être attribué par votre administrateur informatique à cette boîte e-mail aussi.

Ajouter des e-mails reçus dans Admin-DMS depuis Outlook.

Si vous souhaitez ajouter un email reçu, il faut le sélectionner et l'ajouter en cliquant le logo Admin-DMS.
Vous n'avez plus le popup comme avant, mais un sous-écran sur le côté s'ouvrira.

• En haut, vous pouvez faire la sélection du type de dossier. Vous pouvez le sauver dans une relation, un projet (Admin-Consult seulement), un employé ou une de vos entreprises.
• Si l'adresse e-mail est connue, il fera une pré-sélection des dossiers. Cliquez "sélectionner entités" si vous voulez changer cette sélection.
• Dans la prochaine partie, on montrera les catégories et mots-clés par défaut, si c'est configuré. Sinon, vous pouvez sélectionner la Catégorie, et quand la catégorie sera selectionnée, vous pouvez cliquer sur "sélectionner mots clés" pour sélectionner des mots-clés liés à la Catégorie.
• En bas, vous pouvez choisir l'état du document dans la liste. Est-ce qu'il s'agit d'une version Draft, ou d'une version finale ? Est-ce que c'est à classer, ou à vérifier ? Ces statuts peuvent être configuré dans Admin-DMS via 'Auxiliaires' - 'Paramètres' - 'Statut des fichiers'
• SI vous cochez verrouiller, le document ne peut pas être ouvert, ni changé sur le serveur. Cela marchera seulement si vous le sauvez sur votre poste. Seule la personne qui a verrouillé le document peut le déverrouiller.
• La case à cocher 'Public' est utilisée pour publier le document dans "Admin-Portal" pour le client auquel le document est lié.
• La date de début et date de fin du document peuvent être remplies. Cela peut être utile pour, par exemple, des contrats.
• Après, vous pouvez encore ajouter de l' "info" libre, pour mieux retrouver le document en cas du recherche.
• Avec le bouton "To-Do" vous pouvez aussi créer un "To-Do". Dès que le "To-Do" est fini, vous cliquez "retourner" pour revenir sur l'écran de DMS.

Cliquez "Continuer" pour avancer au prochain écran. 

• Si vous avez selectionné un mot clé où il y a un préfixe lié, vous pouvez choisir de l'utiliser. Le nom du client et le nom du préfixe seront visibles aussi.
• En dessous, vous voyez chaque document que vous pouvez ajouter.
  Le premier sera l'e-mail lui-même, avec le sujet du courriel comme titre.
  Les annexes ne sont pas automatiquement sélectionnées, mais vous pouvez le faire ici.
  Pour chaque document, vous pouvez changer le nom, et attribuer une catégorie et un mot clé particulier.
• Cliquez Sauver pour ajouter le(s) document(s) dans Admin DMS.

 

 

Sauver des e-mails envoyés dans Admin-DMS depuis Outlook

Quand un e-mail est envoyé depuis un compte d'Office 365 qui est lié à l'Add-in d'Admin-DMS, vous recevez toujours la question si vous voulez sauver le document dans Admin-DMS.
Ce n'est plus possible de configurer si vous recevez ou non la question.

Si un email est envoyé, vous recevez le popup comme ci-dessous, la langue des boutons est dépendante de l'installation de votre session Outlook. 

• Utilisez "Send anyway" pour envoyer sans sauver dans Admin-DMS
• Choisissez "Ajouter au DMS" pour sauver l'e-mail dans Admin-DMS. Les écrans suivants sont les mêmes que décrit plus haut dans cet article.
• Le bouton"Don't Send" vous permet d'annuler l'action et continuer à modifier l'e-mail.