Heures flexibles

Contenu: 

• Configurer les paramètres système pour les heures flexibles
  • Type 1: recuperer les heures flexibles via le calendrier
  • Type 2: Recuperer les heures flexibles via enregistrement du temps. 
• Configurer les paramètres système pour les collaborateurs
  • Par Collaborateur
  • Pour multiples collaborateurs en masse
• Prester des heures flexibles
• Résumé heures flexibles
• Recuperer des heures flexibles
  • Type 1: recuperer les heures flexibles via le calendrier
  • Type 2: Recuperer les heures flexibles via l'enregistrement du temps.
•  Rapport

Configurer les paramètres système pour les heures flexibles

Configuration > Collaborateurs : cochez « Heures flexibles autorisées ». Dans la liste déroulante « Heures flexibles », sélectionnez la prestation qui autorise l’enregistrement d’absences sur la base des heures flexibles.

Type 1: Recuperer les heures flexibles via le calendrier

- Recuperer les heures flexibles se passe via le calendrier

- le crédit des heures flexibles ne peut jamais être négatif.

Choississez la prestation sur laquel la récuperation des heures flexibles doit être enregistrée.

Par défaut, toutes les prestations sont configurées comme « Heures flexibles ». Cela signifie que toutes les prestations entrent en considération pour la prestation d’heures flexibles. Dans le cas contraire, la case correspondante doit être décochée dans Configuration -> Enregistrement.

Type 2: Recuperer les heures flexibles via enregistrement du temps. 

- Recuperer des heures flexibles presté se fait automatiquement via l'enregistrement du temps, si le récup des heures flexibles est moins que les heures déterminées dans l'horaire.

- Le crédit des heures flexibles peut descendre sous 0.

Configurer les paramètres système pour les collaborateurs

Par Collaborateur

Collaborateur > utilisateur> parametres heures flexibles.

Il est possible de choisir maintenant, par employé, quel paramètres de calcul vous désirez utiliser pour les heures flexibles. 

Ajouter - adapter et supprimer est  possible. 

 

Signification des champs d'import:

- Type heures flexibles: le type de calcul des heures flexibles

- Date de début des heures flexibles: date à partir de laquelle vous souhaitez activer la performance des heures flexibles

- Date de fin des heures flexibles: date (de - jusqu'a) jusque laquel c'est permis d'exécuter des heures flexibles.

- Contrôle des heures flexibles: indication si un contrôle est voulu sur le flexible heures prestéés.

- Résponsable des heures flexibles: la personne ou le profil de la personne qui est responsable pour le contrôle sur les heures flexibles prestées.

- Marge en minutes: la marge qu'on souhaite appliquer pour les prestations des heures flexibles

- Heures flexobles, marge inclus: Quand coché, la marge sera repris dans le total des heures flexibles prestées. Si pas coché, la marge ne sera pas repris dans le total des heures flexibles prestées.

Exemple 1 : Marge = 0 minute 

Heures à prester	Heures prestées	Nombre d’heures de prestation permettant des heures flexibles	Calcul heures flexibles	Explication
8h	8h30	8h30	0h30	8h30 – 8h = 0h30 Marge atteinte, heures flexibles
8h	8h30	8h20	0h20	8h20 – 8h = 0h20 Marge atteinte, heures flexibles

Exemple 2. Marge = 30 minutes

Heures à prester	Heures prestées	Nombre d’heures de prestation permettant des heures flexibles	Calcul heures flexibles	Explication
8h	8h30	8h30	0h30	8h30 – 8h = 0h30 Marge atteinte, heures flexibles
8h	8h30	8h20	0h20	8h20 – 8h = 0h20 Marge pas atteinte, pas d’heures flexibles

 

Une fois que l’importation d’un paramètre est fait, le message suivant s’affichera " des horaires flexibles pour la période en question seront recalculés. Continuer ?"

 

Si la date de début est dans le passé le recalcul est fait pour toutes les données de la date de début jusqu'à la date actuelle, dans le délai du paramètre.

 

À l’importation sera vérifiée s'il n'y a aucun chevauchement de la période du nouveau paramètre par rapport à un paramètre existant. Si c’est le cas, le message d’erreur "la période du paramètre chevauchement" apparaît .

 

Ce n’est pas possible de modifier ou supprimer une année antérieure du paramètre. Message d’erreur " il n’est pas possible de changer les paramètres des années précédentes ".

 

Pour multiples collaborateurs en masse

Via Employés> changement global

Ajout de paramètres pour plusieurs employés est possible via le changement global.

Il peut y avoir qu’un seul paramètre par sélection ajoutés (message d’erreur " calcul qu’un seul paramètre ajouté ")

S’il y a chevauchement de la période du nouveau paramètre par rapport à un paramètre existant, le message d’erreur suivant apparaît "chevauche la période du paramètre pour un ou plusieurs employés".

Prester des heures flexibles

Attention ! Pour un traitement correct des heures flexibles, il est important de savoir si les heures enregistrées dans l’enregistrement de temps correspondent aux heures effectivement prestées. Si ce n’est pas le cas (p. ex. suite à un traitement par lots), les heures flexibles ne peuvent pas être déterminées correctement.

Tous les enregistrements de temps neufs ou modifiés sont traités pendant la nuit. Le nombre d’heures flexibles prestées est compté sur une base journalière.

Le nombre d’heures flexibles prestées est déterminé sur la base du « Paramètre de marge » configuré.

Si le contrôle des heures flexibles n’est pas requis , le crédit d’heures flexibles est immédiatement adapté dans le traitement de nuit. Si le contrôle des heures flexibles est programmé, le crédit d’heures flexibles est adapté si le « Responsable heures flexibles » a autorisé les heures flexibles. L’autorisation ou le refus des heures flexibles se fait via l’Enregistrement de temps > Contrôle heures flexibles.

Résumé heures flexibles

Dans à un nouvel écran sous employé > Location vacances, Vous pouvez suivre le crédit des heures flexibles et si nécessaire aussi les ajustés manuellement.

 

Les heures flexibles sont effectuées et enregistrées sur une base annuelle.
Au début d’une nouvelle année, l’année précédente arrêtera automatiquement. Il n’y a plus d’autres changements possibles aux paramètres de l’année précédente. Les paramètres avec une date d’achèvement, qui s’exécute dans la nouvelle année, sont automatiquement récupérées pour la nouvelle année.

 

Le crédit ouvert sur l'année précédente peut être transférées manuellement vers la nouvelle année en remplissant l’écran ci-dessous.

Recuperer des heures flexibles

Type 1: recuperer les heures flexibles via le calendrier

Les heures flexibles peuvent être prises en enregistrant une Absence « Heures flex » dans le calendrier.

Le crédit d’heures flexibles est adapté après autorisation des « Heures flexibles » par le Responsable des congés.

Type 2: Recuperer les heures flexibles via l'enregistrement du temps.

Les heures flexibles sont inclus automatiquement s’il y a moins d’heures enregistrées, via l'enregistrement du temps, que déterminées dans l'horraire.

 Rapport

Il est possible de générer un rapport reprenant toutes les heures flexibles prestées et prises par collaborateur et par période via Rapports > Enregistrements > Résumé heures flexibles.

Il est possible de trier par « Collaborateur », « Date à partir de » et « Date jusqu’à » et par « Moins crédit heures flexibles ».
Ce dernier paramètre ne montre que les collaborateurs/périodes pour lesquel(le)s le crédit d’heures flexibles >= le paramètre « Moins crédit heures flexibles ».