Configuration: notifications

Introduction

Si vous disposez d'Admin-Mobile, vous pouvez mettre des documents à disposition de votre relation et votre relation peut également télécharger/envoyer des documents vers votre bureau. Le système de notifications avertira aussi bien votre relation que votre collaborateur si cette action (ou une action similaire) a eu lieu. Cet article expliquera les messages associés aux actions, ainsi que la façon dont vous pouvez régler ceci.

ATTENTION : Cette partie du programme n'est disponible que si vous avez Admin-Mobile.

Configuration

L'endroit de réglage dépend toujours du destinataire du message. Vous devez aussi considérer la configuration générale de l'e-mail.

E-mail

 

Il s'agit de l'envoi direct d'un e-mail par le programme, ce qui le rend nécessaire de spécifier les paramètres de serveur de messagerie requis. Vous pouvez entrer ces réglages par le menu "Accueil > Configuration > Lien externes".

Liens externes

Dans cet écran, il faut naviguer vers la section "Configuration e-mail" (1). Attention : Cette section peut se cacher derrière les trois points (2).

Configuration e-mail

• Envoyer un e-mail : dans cette partie, vous pouvez entrer les données techniques requises pour l'envoi d'un e-mail via Admin-IS/Admin-Consult. Si vous ne connaissez pas ces données, demandez-les à votre gestionnaire IT.
• En-tête & bas de page : le contenu de l'e-mail à envoyer est fait automatiquement sur base des données à émettre. Dans ces parties, vous pouvez ajouter un en-tête (par ex. un appellatif) et un bas de page (par ex. une signature) au message électronique. Attention : ici, vous ne pouvez utiliser que du texte ordinaire (ou code HTML). L'emploi de balises SCE dans cet en-tête/ce bas de page n'est pas autorisé. En plus, la traduction de cette information supplémentaire n'est pas possible, vous devez alors prévoir (si nécessaire) une version en plusieurs langues dans le même en-tête/bas de page.

Votre relation recevra un message...

... si une des actions suivantes est exécutée par un de vos collaborateurs :

• Votre collaborateur poste une nouvelle sur Admin-Mobile qui est destinée à la partie extranet
• Votre collaborateur publie une communication dans Admin-IS, Admin-Consult ou Admin-Mobile
• Votre collaborateur émet un document public dans Admin-DMS
• Votre collaborateur cote une facture et le mot-clé sous lequel les factures sont sauvegardées dans Admin-DMS est un mot-clé public

Par le dossier de la relation (onglet "Divers" > Option "Admin-Mobile"), vous pouvez indiquer quand cette communication devra être envoyée.

Relation - Admin-Mobile

Notifications

• Par l'option (1), il est possible d'indiquer les parties de l'extranet qui sont visibles pour la relation. Si vous avez l'intention d'échanger des documents via l'extranet, vous devez cocher la partie "Documents".
• Les réglages (2)(3)(4) vous permettent de spécifier par type de notification ou action (2) si vous voulez envoyer un e-mail et sur base de quelle périodicité (3). Si vous sélectionnez ici 'Aucun', aucune communication ne sera envoyée.
• Le système divisera de façon standard les différentes communications et enverra un e-mail par communication. Si voulu (ou par exemple pour éviter une profusion d'e-mails), vous pouvez indiquer par type de notification si les communications sont à envoyer par groupe (4). Dans ce cas, le système n'enverra qu'un seul e-mail qui comporte toute l'information.

L'adresse e-mail utilisée est toujours celle que vous pouvez retrouver dans le dossier de relation > Identification. À ce moment, il n'est pas possible de régler ceci séparément par la partie "Destinataires e-mail". Il n'est pas non plus possible de considérer une personne de contact éventuelle ("à l'attention de").

Information supplémentaire relative à Admin-Consult : les e-mails/notifications sont toujours des communications client, ce qui signifie qu'ils ne peuvent être réglés que dans le dossier de relation.

Votre collaborateur recevra un message ...

... si une des actions suivantes est exécutée par une de vos relations :

• Il est un contact Admin-Portal de la relation respective ET
• Un document est téléchargé sur Admin-Mobile par votre relation
• Un autre collaborateur publie un document dans Admin-DMS
• Un autre collaborateur publie une nouvelle

Les collaborateurs peuvent faire eux-mêmes les réglages requis sur l'écran "Accueil > Configuration > Mes réglages".

Ma configuration

Sur cet écran, il faut naviguer alors vers la section "Réglages notification". Les autres réglages/options sont identiques à celles de la configuration client.

Configuration