Comment approuver un congé ?

Un utilisateur peut introduire une demande d'absence dans Admin-IS 2013/Admin-Consult via le calendrier. En tant que décideur, vous pouvez en être averti et vous devez dès lors prendre la décision effective. Le résultat de cette décision doit ensuite être communiqué à l'utilisateur. Cet article traite ces trois étapes.

Qui est/sont le(s) décideur(s) ?

Le décideur est la personne qui pourra/devra autoriser ou refuser la demande d'absence pour un utilisateur déterminé. Le décideur compétent pour chaque utilisateur doit être défini dans le dossier de l'employé. Vous pouvez retrouver cette option sous le menu 'Employé > Liste des employés > Dossier de l'employé > onglet Général'.

Cet onglet vous permet de définir le décideur. Si vous le souhaitez, vous pouvez également désigner un deuxième décideur pour cet utilisateur. Vous pouvez considérer cette deuxième personne comme un remplaçant (back-up) en cas d'absence du premier décideur.
Attention : il suffit qu'un des deux décideurs traite la demande !

Comment le décideur est-il averti de la demande ?

Le décideur est informé d'une nouvelle demande ou d'une demande existante, mais pas encore traitée, de 3 manières :

• via la barre de messages dans les raccourcis

• via l'écran d'accueil :

L'avantage des deux écrans est que vous pouvez cliquer directement sur le lien pour traiter la demande en question. L'écran des messages, accessible via le raccourci, et l'écran d'accueil sont également rafraîchis régulièrement, si bien que les demandes peuvent être traitées presque en temps réel.

 

Comment traiter les demandes ?

Vous pouvez traiter les demandes via la Liste des employés > Décision congés. L'écran affiche un aperçu des demandes par employé et par type d'absence.

Il suffit d'indiquer, pour chaque demande, si elle est approuvée ou refusée. Une fois votre décision prise, enregistrez-la en cliquant sur l'icône représentant une disquette dans la barre d'outils. Les demandes et décisions sont alors traitées.

Pour certaines périodes (de vacances), vous devez vérifier qu'il n'y a pas – ou pas trop – d'absences simultanées. Dans le menu de choix (affiché au de l'écran), vous pouvez indiquer que vous ne souhaitez pas afficher les demandes, mais un aperçu des absences au cours d'une période donnée. Attention : vous pouvez définir cette période dans les paramètres, mais elle sera toujours limitée à un mois.

Comment le demandeur est-il averti de la décision ?

Une fois prise par le décideur, la décision est communiquée au demandeur. Cette communication se fait de la même manière que pour le décideur, à savoir via le raccourci et/ou l'écran d'accueil.

Lorsqu'une demande est approuvée, elle est automatiquement transposée dans l'enregistrement de temps. Aucune intervention de l'utilisateur n'est nécessaire.