Donner un nom aux documents: prefixing

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Paramétrer Prefixing

Activez Prefixing dans 'Tools > Settings > Configuration'

Configuration

Vous paramétrez les prefixes dans Tools - Settings - Prefixes

Sélectionnez d'abord un mot-clé auquel vous voulez coupler un prefix. Cliquez ensuite sur Add Prefix pour définir un prefix pour ce mot-clé. Vous pouvez coupler plusieurs définitions-prefix-definities à un mot-clé.

Prefix: choisir mot-clé et ajouter prefix

Un prefix peut être composé de plusiers éléments:

• un nom, par exemple "Contract"
• un label, par exemple "Numéro"
• une valeur: en sauvegardant un document l'utilisateur rempli une valeur (par exemple "ABC201303")
• le nom d'origine du fichier.
• ...

Dans le champ 'Format' vous déterminez lequel des éléments-prefix vous voulez utilisez et dans quelle succession.

Prefix: format

Un document existant avec le nom "test.docx" qui a été sauvegardé avec le prefex de l'exemple au dessus aurait le nom:
Contract_Numéro_ABC201303_test.docx

Si voulez forcer un utilisateur à remplir une valeur en sauvegardant (dans l'exemple au dessus ABC201303) vous pouvez déterminer la structure de cette valeur par un Mask.
Un mask peut se composer d'une combination d'éléments obligatoires et optionnels. Vous pouvez déterminer si un utilisateur peut rentrer un chiffre ou une lettre, ou si les deux sont autorisés. Vous composez un mask en cliquant sur les boutons en dessous du champ Mask :

Mask pour la valeur du prefix

Le mask pour le prefix dans l'image au dessus fait qu'un utilisateur en sauvegardant est obligé de rentrer une valeur qui:

• doit se composer de 3 lettres
• suivie par au moins 6 chiffres.

Le mask peut également avoir une date:

Prefix mask: date

Il y a plusieurs moyens pour mettre en forme une date:

• Date Picker: l'utilisateur doit choisir une date dans un agenda
• DMS date: l'utilisateur peut taper une date, jour/mois/année, par exemple 18/10/2013
• ISO date: taper une date selon la norme ISO: AnnéeMoisJour, par exemple 20131018

Utiliser Prefixing

Si un utilisateur rajoute un document avec un mot-clé pour lequel prefixing a été paramétré, l'écran ouvrira avec lequel il pourra appliquer prefixing:

Utiliser prefixing

L'utilisateur rempli la valeur et clique sur Apply Prefix. Le nom du fichier existant dans Admin-DMS sera modifié dans le nouveau nom du fichier selon les paramètres du prefix.