Connective en SignHere (eSignatures) - Verwerking Documenten

Inleiding

In Admin-IS / Admin-Consult kan je documenten digitaal laten ondertekenen en versturen via Connective of SignHere. Wij bieden de mogelijkheid om MS Word documenten en PDF's digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.

Je dient wel eerst de eSignatures integratie te installeren

Onderstaande artikel geeft meer info over hoe je de de integratie gebruikt.

Documenten klaarmaken voor digitale handtekening

Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het document. Deze moeten voldoen aan een uniek bepaald formaat dat opgelegd wordt door Connective en SignHere. De volledige documentatie over deze velden vind je op deze webpagina.

Een veld toevoegen aan een document kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen te worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:

Voorbeeld: #SIG01_75_200#

• Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met een spoorwegteken: #
• Om er zeker van te zijn dat een handtekeningveld in een pdf-bestand wordt herkend, kan je dit best typen in het word-document in plaats van kopiëren en plakken te gebruiken.
• SIG01: de benaming van het veld, deze naam zal later in Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen.
  • Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus SIG01, SIG02, ... als er meerdere ondertekenaars zijn
  • Je kan ook andere varianten gebruiken: MEDEWERKER01, DOSSIERBEHEERDER01, AANDEELHOUDER01, enz.
• 75: de hoogte van het handtekeningveld (minimum moet 70 zijn)
• 200: de breedte van het handtekeningveld (minimum moet dat 112 zijn)

Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Opmerking: De handtekeningen die over de markering worden geplaatst zijn meestal transparant (of wit); Om te voorkomen dat de velden nog steeds zichtbaar zijn nadat het document ondertekend is, kan je het handtekeningveld #SIG01_75_200# in een witte tekstkleur zetten.

Documenten toevoegen

In een [Relatiefiche - Communicatie] in de eSign knop vind je een menu terug om bestanden toe te voegen aan de huidige relatie/project. Men hoeft hier geen Admin-DMS gebruiker voor te zijn.

Verstuur document ter ondertekening

Momenteel is het enkel mogelijk om Word documenten (.docx) te ondertekenen die in Admin-DMS zitten en bepaalde velden bevatten, zie hierboven bij "Documenten klaarmaken voor digitale handtekening".

Na de installatie van eSignatures is er een extra kolom zichtbaar in communicatie onderaan het scherm van relaties en projecten.

Kies een document dat je wenst te ondertekenen en kies "Onderteken document" in het ribbon eSign menu. Indien er geen markers gevonden werden krijg je het volgende scherm:

Scherm indien er wel velden zijn:

Hier werden 2 velden gevonden. Het is verplicht om alle ondertekenaars te kiezen alvorens men een document kan ondertekenen.

Een tooltip geeft meer informatie over de icoontjes:

Voor elke ondertekenaar moet er een minimum aan info in de relatiefiche ingevuld zijn:

• E-mailadres
• Naam en Voornaam

Als deze gegevens niet beschikbaar zijn, komt er een rode X.

Als deze gegevens wel beschikbaar zijn maar er is geen GSM-nummer, dan komt het gele icoontje . Je kan het document versturen ter ondertekening maar dan is het niet mogelijk om met de GSM te ondertekenen.

Als alle data beschikbaar is, komt er het groene vinkje , dan kan je de meeste ondertekeningsmethodes gebruiken.

De lijst van de ondertekenaars bevat enkel de actieve medewerkers EN de actieve natuurlijke personen van een klant/project.

 
Het icoontje geeft het type van de ondertekenaar weer.

Via de volgorde kan je bepalen of een bepaalde persoon eerst moet tekenen of niet. Opties zijn eerste, tweede, derde of niet van toepassing. Dit kunnen ook groepen van personen zijn.

Wanneer een document nog niet door iedereen getekend is, kan je dit nog altijd intrekken.

Status ondertekening

Deze wordt weergegeven in de extra kolom in het communicatiescherm.

De status kan ook gecontroleerd worden in de het portaal van Connective of SignHere.

De status in Admin-IS / Admin-Consult wordt bijgewerkt volgens het ingestelde interval in de configuratie van de integratie in de Marketplace. Een onmiddellijke bijwerking van de status kan ook via het configuratiescherm van de eSignatures integratie:

Connective en SignHere portaal

Op het portaal kan het ondertekeningsproces in detail worden bekeken en aangepast, enkele mogelijkheden:

• wie heeft er al getekend en wie nog niet
• een herinnering sturen naar de ondertekenaars
• de getekende documenten (afh. van de optie "Een pakket verwijderen als" bij de eSignatures integratie)

Het adres(URL) van het portaal en de toegangscode krijg je bij het openen van een Connective of SignHere account.