What's new in Admin-DMS 4.1.1.2

Dit zijn de nieuwigheden en verbeteringen (Release date: 09-11-2022)

Opgelet bij deze versie hoort versie va Admin-IS /Admin-Consult versie 11.0.1.33

Werking

Bestanden die aan Admin-DMS toegevoegd worden, kunnen automatisch verwerkt worden als de documentherkenning ingeschakeld is. (Deze automatische herkenning kan je in-/uit-schakelen onder hulpmiddelen > instellingen > configuratie)
- Bestanden waarvoor er een definitie in Admin-IS / Admin-Consult werd ingesteld, worden geanalyseerd door de documentherkenning-integratie. De resultaten van deze analyse vind je in het resultaten herkenning scherm.
- Bestanden waarvoor er geen definitie werd ingesteld, kan je toevoegen via het toevoegscherm, waar je zelf relatie (project/bedrijf), categorie en sleutelwoord kan aanduiden.
Wanneer het document niet volledig verwerkt kon worden volgens de ingestelde definitie, kan je er nog voor kiezen om het manueel toe te voegen aan een relatie.
Bestanden waarvoor een definitie werd ingesteld, maar nog niet volledig verwerkt werden, kan je terugvinden onder hulpmiddelen > onverwerkte bestanden.
Bestanden waar er geen sleutelwoord of categorie kon worden ingesteld, kan je terugvinden onder hulpmiddelen > weesbestanden. Je kan hier meerdere documenten selecteren en aanpassen.

Uitbreiding van scherm resultaten herkenning met
- link naar zendesk artikel
- extra kolom 'DMS' die weergeeft of het document werd toegevoegd aan Admin-DMS
- ondernemings- of nationaal nummer van de relatie wordt getoond in de opmerking indien deze in het document staat, maar niet werd gevonden in Admin-IS / Admin-Consult (29323)
Als het document volledig correct verwerkt kon worden, wordt er 'Document volledig verwerkt' weergegeven bij de opmerking. Dit wil zeggen dat de taskflow, relatie, categorie, sleutelwoord en tijdsregistratie correct werden behandeld, zoals ingesteld in de configuratie van de ontvangstbewijzen in Admin-IS / Admin-Consult.
Als een document herkend werd, maar niet volledig verwerkt kan worden, kan dit alsnog opgeslagen worden. 'Edit properties' in 'het resultaten herkenning'-scherm kan via de beveiliging worden opengesteld door een administrator voor de gewenste gebruikersgroep. (29655)
In het 'resultaten herkenning'-scherm wordt het type bestand en de opmerking weergegeven in de taal van de gebruiker. (29517)
Als een bestand al werd verwerkt, dan krijg je hiervan melding in het 'resultaten herkenning'-scherm. Van deze documenten kan je de eigenschappen aanpassen, zodat het eventueel ook aan andere relaties, projecten, sleutelwoorden,... kan gekoppeld worden. (29811)

Er werd een extra scherm 'onverwerkte bestanden' toegevoegd. Dit overzicht geeft de mogelijkheid om fouten die door de documentherkenning werden opgemerkt, recht te zetten en het document opnieuw te laten verwerken, eigenschappen aan te passen of te verwijderen.
Als het knop 'toevoegen' via de beveiliging werd geactiveerd, kan je nu ook documenten met definitie die herkend werden, maar niet volledig verwekt toch manueel toevoegen. Er zal dan een notitie toegevoegd worden aan dat document zodat je weet dat de ingestelde definitie (taskflow/registraties) niet volledig werd toegepast.
Het scherm 'onverwerkte bestanden' komt op het einde van het toevoegingsproces. De gebruiker heeft de mogelijkheid om dit scherm gedurende x-aantal dagen te verbergen. Het scherm is ook toegankelijk via het menu 'hulpmiddelen'.

Meer info in het artikel onverwerkte bestanden.

De beveiliging van het weesbestanden-scherm werd opengezet voor alle gebruikersgroepen. (29416)
In het weesbestanden-scherm is er en extra kolom 'toegevoegd door'. Het is mogelijk om op deze kolom te sorteren. (29413)
In het weesbestanden-scherm werd bij de datum ook de tijd toegevoegd. (29528)

Meer info in het artikel weesbestanden.

Sleutelwoorden worden op een hiërarchische manier geordend.
Enkel categorieën en sleutelwoorden die documenten bevatten, worden getoond.
Bij het toevoegen of wijzigen van een sleutelwoord via de instellingen van Admin-DMS, kan je aanduiden welk het bovenliggende sleutelwoord is.
De beveiliging van sleutelwoorden worden op het hoogste sleutelwoordniveau bepaald.
Wanneer een document een sleutelwoord krijgt, worden de bovenliggende sleutelwoorden ook automatisch aan dat document gekoppeld.

In de instellingen kunnen categorieën ingesteld worden om enkel voor bepaalde projecttypes (sjablonen in Admin-IS / Admin-Consult) beschikbaar te zijn. Als een project wordt geselecteerd, zullen de categorieën die niet beschikbaar zijn voor dat type, uitgegrijsd zijn in de boomstructuur.
De optie 'Toon projecten in de klantboomstructuur', dat je kan aanzetten in de instellingen van Admin-DMS, voegt de projecten van de geselecteerde relatie toe aan de boomstructuur. Documenten van de aangevinkte projecten worden dan samen met die van de relatie zelf getoond.
Beveiliging van het weesbestanden-scherm werd aangepast. Naargelang deze instellingen kan een ingelogde gebruiker het weesbestanden-scherm zien.

Bijlagen uit een e-mail in een map van een mailbox kunnen automatisch toegevoegd worden aan Admin-DMS (zie artikel Marketplace integraties > 'Mailbox')
Bijlagen uit een mail of documenten die toegevoegd worden in Admin-DMS kunnen automatisch herkend en verwerkt worden (zie artikel Marketplace integraties > 'Documentherkenning').
Verbetering aan de integratie met Companyweb.
Bij het opslaan van e-mails uit Outlook (zie Admin-DMS addon), worden de afbeeldingen uit de mail niet opgeslagen als deze bij het opslaan worden afgevinkt.

De boomstructuur bevat niet langer de klanten, projecten, medewerkers en eigen bedrijven, maar enkel de categorieën en de hiërarchie van de sleutelwoorden.
Om documenten te tonen, kies je eerst 'relaties', 'projecten', 'personeel' of 'bedrijven' uit het dropdown-menu, waarna je een keuzelijst krijgt waar je één entiteit kan selecteren.
Als je 'relaties' wenst te tonen, kan je hier ook het type relatie (klant, prospect, aandeelhouder, ...) aanvinken die zichtbaar moeten zijn in de keuzelijst.
In de keuzelijst kan je al dan niet de verwijderde relaties, projecten of personeel tonen door dit aan te duiden in de filter.

Als er geen default categorie of sleutelwoord werd ingesteld, dan wordt, bij het bewaren van een document dat niet werd herkend door de documentherkenning, het hernoemscherm niet onmiddellijk geopend, maar krijg je de mogelijkheid om een categorie en sleutelwoord aan te duiden. (30076)
Documenten kunnen worden gesorteerd op type. (29974)
De controle op dubbele bestandsnamen is hoodfletterongevoelig. (25389)
Via het menu 'hulp' > logboek kan je het logbestand raadplegen (29464)
Aanpassingen aan lay-out.
Franstalige versie van Admin-DMS is beschikbaar

Kijk steeds de systeemvereisten na voor je een update doet.

Upgrade procedure kan je hier terugvinden.