What's New in Admin-DMS versie 4.0.0.0

Dit zijn de nieuwigheden en verbeteringen

Je MOET eerst Admin-IS / Admin-Consult updaten naar versie 11.0.1.7 of hoger vóór je Admin-DMS update naar versie 4.0!

In eerste fase moet u een aanvraag indienen om naar versie 4.0 van Admin-DMS te updaten. Dit kunt u HIER doen.

Sleutelwoorden / Keywords

• Sleutelwoorden kunnen op een hiërarchische manier geordend worden.
• Bij het toevoegen of wijzigen van een sleutelwoord via de instellingen van Admin-DMS, kan je aanduiden welk het bovenliggende sleutelwoord is.
• De beveiliging van sleutelwoorden worden op het hoogste sleutelwoordniveau bepaald.
• Wanneer een document een sleutelwoord krijgt, worden de bovenliggende sleutelwoorden ook automatisch aan dat document gekoppeld.

Weesbestanden

Bestanden die worden toegevoegd zullen gescand worden door de nieuw doc-analyser (zie artikel Marketplace integraties > 'Documentherkenning'). Indien de bestanden niet herkend worden komen deze onder de 'weesbestanden' te staan en kan u deze alsnog toevoegen aan een klant.  Meer info

Tip: De eerste keer dat u het scherm 'weesbestanden' te zien krijgt, kan deze lijst al wat historische documenten bevatten. Dit zijn bestanden die in het verleden niet gekoppeld werden. U zal deze éénmalig even dienen bij te werken door ofwel de bestanden te koppelen ofwel te verwijderen.

Instellingen

• In de instellingen kunnen categorieën ingesteld worden om enkel voor bepaalde projecttypes (sjablonen in Admin-IS / Admin-Consult) beschikbaar te zijn. Als een project wordt geselecteerd, zullen de categorieën die niet beschikbaar zijn voor dat type, uitgegrijsd zijn in de boomstructuur.
• De optie 'Toon projecten in de klantboomstructuur', dat je kan aanzetten in de instellingen van Admin-DMS, voegt de projecten van de geselecteerde relatie toe aan de boomstructuur. Documenten van de aangevinkte projecten worden dan samen met die van de relatie zelf getoond.

Integraties

• Bijlagen uit een e-mail in een map van een mailbox kunnen automatisch toegevoegd worden aan Admin-DMS (zie artikel Marketplace integraties > 'Mailbox')
• Bijlagen uit een mail of documenten die toegevoegd worden in Admin-DMS kunnen automatisch herkend en verwerkt worden (zie artikel Marketplace integraties > 'Documentherkenning').

Performantie

• De boomstructuur bevat niet langer de klanten, projecten, medewerkers en eigen bedrijven, maar enkel de categorieën en de hiërarchie van de sleutelwoorden.
• Om documenten te tonen, kies je eerst 'relaties', 'projecten', 'personeel' of 'bedrijven' uit het dropdown-menu, waarna je een keuzelijst krijgt waar je één entiteit kan selecteren. 
• Indien je 'relaties' wenst te tonen, kan je hier ook het type relatie (klant, prospect, aandeelhouder, ...) aanvinken die zichtbaar moeten zijn in de keuzelijst.
• In de keuzelijst kan je al dan niet de verwijderde relaties, projecten of personeel tonen door dit aan te duiden in de filter.

Algemeen

• Aanpassingen aan lay-out.
• Franstalige versie van Admin-DMS is beschikbaar
• Verbetering aan de integratie met Companyweb

Kijk steeds de systeemvereisten na voor je een update doet.

Upgrade procedure kan je hier terugvinden.