Werkvolume en planning: instellen budget

Instellingen

Opmaken budget

Offerte en facturatie

Inleiding

Binnen Admin-IS/Consult is het mogelijk een werkvolume in te stellen. Binnen Admin-IS dient dit ingesteld te worden op het niveau van de relatie, binnen Admin-Consult dient dit ingesteld te worden op het niveau van het project.

Instellingen

De algemene instellingen in verband met het budget kan u terugvinden via het hoofdmenu 'Configuratie > Werkvolume en planning).

Binnen de algemene configuratie kan u volgende zaken beheren:

Budget: configuratie

• Werkvolume op basis van: aan te duiden op basis van welke onderverdeling u het budget wenst op te maken. Van zodra dit is ingesteld en in gebruik, dan kan dit niet opnieuw aangepast worden.

• Gebruik maandelijkse planning: aan te duiden indien u het opgestelde budget ook per maand wenst in te stellen. Dit is enkel van toepassing indien u gebruik maakt van eenmalige budgetten.

• Oude maandplanningen verbergen

Opmaak budget

Jaarlijks of eenmalig?

Binnen de identificatie van het project (Admin-Consult) of de dossiergegevens van de relatie (Admin-IS) dient u aan te duiden of u voor dit dossier gebruik wenst te maken van een jaarlijks of een eenmalig budget. Eens ingesteld en in gebruik kan u dit voor dit dossier niet meer aanpassen (zonder het bestaande budget te wissen). Indien u kiest voor een jaarlijks budget, dan kan u tevens instellen dat u het budget wenst op te maken op basis van de gelinkte taken en niet op basis van de bestaande prestaties. Standaard zal het budget opgemaakt worden op basis van een aantal uur, maar u kan dit ook instellen in een aantal dagen via de optie 'Budget in dagen'. Indien u deze optie activeert dient u wel mee te geven hoeveel uur u tot 1 dag rekent.

De opzet van het budget zelf gebeurd op basis van fasen, gebruikers/kolommen en registraties/rijen.

Fasen

Een fase kan u het best omschrijven als een onderdeel van de uit te voeren werkzaamheden die u apart wenst te budgetteren. U kan bv kiezen om hier een 'voorbereidingsfase', een 'opzetfase' en een 'administratieve afwerkingsfase' te definiëren. Deze fases zullen eerder gebruikt worden bij eenmalige consultancy-budgetten en zijn niet verplicht. U kan perfect een budget opstellen zonder gebruik te maken van verschillende fases.

Beheer kolommen: wie?

Via het beheer van de kolommen kan u instellen voor wie van uw medewerkers u een budget wenst in te stellen. Dit zal steeds gebeuren op basis van een profiel en zal idealiter steeds alle profielen bevatten die u ook gebruikt bij het linken van uw medewerkers aan het dossier. Indien u hier geen onderscheid wenst/dient in te maken kan u ook de optie 'Allen' aanduiden.

Per kolom/profiel kan u een gemiddeld uurtarief bepalen dat zal gebruikt worden voor het bepalen van het budget. Opgelet: de facturatie of berekening van bv rentabiliteit zal geen rekening houden met dit gemiddeld tarief! Hier zullen steeds de normale regels (prijzentabel) gelden.

Het instellen van de kolommen is verplicht voor het opmaken van een budget.

Beheer rijen: wat?

Via het beheer van de rijen kan u aanduiden wat u wenst te budgetteren. Hier kan u per lijn (categorie, subcategorie, prestatie OF tasfklow taak) aangeven hoeveel uur (of dagen) u voorziet als budget. Indien u hier een aantal kosten definieert, dan zal in tegenstelling met de prestaties wel degelijk de gebudgetteerde kost gebruikt worden naar facturatie toe!

Het instellen van de rijen is verplicht voor het opmaken van een budget.

Van zodra de kolommen en de rijen ingesteld (en bewaard) zijn, zal het budget actief zijn en kan het dus verder opgevolgd worden.

Offerte en facturatie

Indien u gebruik maakt van een eenmalig budget, dan heeft u de mogelijkheid om een offerte op te maken op basis van dit budget. Daarnaast kan u ook de facturatie hier van laten vertrekken.

Offerte & facturatie

Via de knoppen in optie (1) kan u nieuwe offertes voor het dossier opmaken. U kan deze offertes dan verder afdrukken via de afdruk-knop. Indien u op basis van een offerte wenst te factureren, dan kan u klikken op (2). Opgelet: het systeem zal steeds vertrekken van de meest recente offerte!

Na het opstarten van de facturatie, kan u aanduiden of u een bepaald percentage van de offerte wenst te factureren. Bij het bewaren van de gegevens zal de factuur opgemaakt worden, waarna u deze kan terugvinden in de open facturen (Admin-IS)/projectfacturen (Admin-Consult). Daar kan u de factuur volgens de normale procedure verder verwerken.