Liens : Onglet Mandataires : UBO

• Introduction
  • Version 8.1.0.x. (decembre 2018)
  • Version 9.0.0.x (février 2019)
  • Version 9.0.1.x (juin 2019)
  • Version 9.0.2.x (septembre 2019)
• Étape 1 : Saisie des données
• Étape 2 : Contrôler
  • UBO - Information Générale
  • UBO - Contrôle par autre moyens
  • UBO - Contrôle
• Étape 3 : Suivi 
  • Liste des relations : UBO-Online
  • Accusé de réception UBO
• Remarque:
• FAQ
• Exemples

 

 

Introduction

Pour remplir le registre d'UBO, Admin-IS effectue un calcul sur la base des données déjà saisies dans Admin-IS. Vous devez donc inscrire les actionnaires, les chefs d'entreprise et/ou les autres personnes ayant le contrôle. Admin-IS effectue les calculs pour vous et vous indique qui doit être inscrit dans le registre UBO.

Version 8.1.0.x. (decembre 2018)

• Nous effectuons les calculs selon la législation pour les entreprises.
• Les fiducies et les a.s.b.l. ne sont pas encore prises en compte dans les calculs.
• Nous sommes toujours ouverts à vos suggestions, questions et commentaires concernant cette fonctionnalité. N'hésitez pas à les faire passer via un ticket.

Version 9.0.0.x (février 2019)

• Usufruit est pris en compte
• Calculer, effacer et envoyer l'UBO pour un ou plusieurs client en même temps
• Download: télécharger la procuration UBO de l'IPCF 

Version 9.0.1.x (juin 2019)

• Actionnaire :
  • date de début - date de fin : date de début - date de fin
  • vérification
  • Droits de vote uniques ou multiples
• Contrôle
  • Si un directeur est une société, le représentant est le débiteur du UBO.Il est possible de sauvegarder la structure au format PDF lors du calcul d'un UBO. Le document PDF est également mis à jour chaque fois que vous apportez une modification à la structure.
• Contrôle :
  • Données supplémentaires
  • Identification
  • Registre national des personnes physiques ou date de naissance
    • Personne morale : Numéro d'entreprise ou numéro de TVA
    • Début et fin de l'obligation de l'UBO
  • Champ Remarques
  • Possibilité d'ajouter une annexe
  • Champ de description (extrait du commentaire de l'actionnaire ou du commentaire sur le "contrôle par d'autres moyens")
  • Drapeau rouge si toutes les dates ne sont pas complètes pour la saisie en ligne
  • Vous pouvez facilement copier les données sur le site Web : cliquez sur un champ et il obtiendra un cadre de référence et les données seront placées dans le presse-papiers. Naviguez jusqu'au champ correspondant sur le site de FOD UBO et collez la valeur.

Version 9.0.2.x (septembre 2019)

• L'accusé de réception UBO peut être téléchargé, il sera sauvegardé dans Admin-DMS.
• Liste des relations : Date à laquelle le dernier "UBO online" a été ajouté en tant que colonne
• Contrôle
  • UBO : tout d'abord, nous faisons un recoupement pour voir si un UBO se produit plus d'une fois, puis nous vérifions si les chefs d'entreprise doivent être mentionnés.
  • Des remarques sont faites si le nombre d'actions a été spécifié et émises (Actions - Émis) ne correspond pas au nombre d'actions détenues par les actionnaires.
  • Si un chef d'entreprise est également une entreprise, ceci est également indiqué dans la structure de contrôle.
  • Le numéro national est affiché en premier, puis la date de naissance est affichée au point de contrôle.
  • Actionnaires inconnus : Si le nom d'un actionnaire contient "UBO-Others", il ne sera pas inclus en tant qu'un UBO obligatoire. La relation doit être une personne physique !
  • Le drapeau rouge à l'arrière n'apparaît que dans le cas d'un UBO.
    
    

• Versie 9.1.0.x (decembre 2019)

  • Si vous ajoutez un actionnaire " personne physique ", vous pouvez indiquer que son partenaire doit également être désigné comme un obligé de l'UBO.
  • Si le client est coté à une bourse européenne ou similaire, il est dispensé de toute autre identification des débiteurs UBO (Art. 23 §2).
  • Dans le cas des références de cercle, le calcul ne s'échoue plus.
  • Imprimer la " Déclaration du bénéficiaire effectifs" peut se faire via l'onglet " Anti-blanchiment ", avec le bouton " Imprimer Documents " en haut du ruban.
    Si aucun contrôle ubo n'a encore été effectué, aucun document ne peut bien sûr être imprimé et un espace blanc sera prévu ici. 
    

Étape 1 : Saisie des données

• Actionnaires (mandataires)
  • Pour les mandats, remplissez tous les actionnaires d'une société.
  • Assurez-vous d'indiquer les actions et les droits de vote.
  • Assurez-vous d'inscrire TOUS les actionnaires. Si, pour certaines des actions, les personnes ne sont pas connues, établissez un lien avec " UBO-Others" et associez toutes les actions restantes à celui-ci.
  • Vous pouvez également indiquer quand cette personne détient les actions ou quand elle ne les détient plus. De cette façon, vous pouvez toujours conserver les anciens actionnaires en tant que données.
    Si ce champ n'a pas été rempli, il ne sera pas pris en compte lors de la détermination des UBO's.
  • Pour un actionnaire, vous pouvez également indiquer comment vous avez vérifié cette information. (p. ex. statuts, assemblée générale, déclaration du client,...)
  • Si l'actionnaire est une personne morale, vous devez également inscrire les actionnaires sur cette relation. Répétez cette opération jusqu'à ce que toutes les personnes physiques soient connues.
  • Les actionnaires avec seulement un usufruit sont inclus dans la liste de contrôle.
  • Vous pouvez créer des groupes avec les actionnaires. Cela vous permet d'indiquer que certains actionnaires se sont regroupés. Cette liste est spécifique au client.

• Gestionnaires (mandataires)
  • Lier les chefs d'entreprise.
  • Si rempli on tient compte avec les dates début et fin mandat comparé avec la date de contrôle. 

• Contrôle par d'autres moyens. (Mandats - UBO)
  • Entrez le nom d'une personne qui contrôle l'entreprise par d'autres moyens.

Étape 2 : Contrôler

UBO - Information Générale

• Client - Mandataires - UBO - Informations générale
  • Vous pouvez facilement faire correspondre les données sur le site Web d'UBO dans l'onglet : Informations générale.
  • Ce n'est qu'un affichage, ici vous ne pouvez rien changer. Toutes les modifications doivent être apportées au dossier permanent.

UBO - Contrôle par autre moyens

• Rempli la contrôle par autre moyens

UBO - Controle

Controle pour 1 client

• Fiche relation - Mandataire - UBO - Contrôle.
• Poussez sur ajouter - rempli le pop up avec le nom de la contrôle et une date.

Controle pour plusieurs clients

• Liste relations
• Sélectionnez les clients
• Masse - UBO

• Rempli le pop-up
  • Nom
  • Date contrôle (libre a choisir mais pas adaptable après)
• (!) Quand un client a déjà un controle avec le même nom, on ne calcule pas l'UBO pour ce client.

Client - Mandataires - UBO - Contrôle

• Sur la base des données saisies, les personnes/sociétés qui doivent être inscrites dans le registre UBO sont inscrites. pour effectuer un contrôle, procédez comme suit: Appuyez sur Ajouter en haute.

L'écran se compose de 2 parties. La partie supérieure contient les informations générales telles que le nom et les champs de données.

 Dans la partie haute, vous trouverez les données suivantes.

• Nom : Nom de la contrôle.

• Date de contrôle : telle qu'elle a été saisie

• Date email : Quand avez-vous créé un email, il sera rempli.

• Date en ligne : Quand avez-vous fourni les données au gouvernement ? Celui-ci sera rempli lorsque vous lirez un accusé de réception.

• Remarque : champ libre pour les commentaires

  • S'il y a des personnes parmi les " bénéficiaires finals " qui ne figurent pas sur la liste de contrôle de l'UBO, elles sont énumérées ici.

  • Si le nombre d'actions émises en faveur de[mandataires - actionnaires] est indiqué, il sera indiqué. Cette vérification n'est effectuée que si quelque chose a été rempli pour les Actions - Émises.

Dans la partie en bas, vous trouverez les données suivantes.

• Nom
  • : Les personnes morales sont également indiquées en gras.
  • : Après les calculs, cette personne est un débiteur du UBO. (Voir les motifs ci-dessous)
  • : Après les calculs, cette personne figure dans la liste, mais ne doit pas être inscrite comme payeur de l'UBO.
  • : Une groupe d'actionnaires
  • :Une société sans actionnaires, contrôlée par d'autres moyens ou par un chef d'entreprise.
  • : Info pour la personne.
  • : Cette personne est un actionnaire inconnu. Le nom de cette personne physique (!) doit contenir le nom "UBO-Others. Elle est alors reconnue comme une actionnaire inconnu et Admin-IS ne la considère pas comme un actionnaire assujeti au déclaration UBO. Admin-IS crée après la mise à jour 902x lui-même une relation avec "UBO-Others".

•  UBO%
• Nature de contrôle

Les raisons suivantes ont été données pour qu'une personne soit déclarée débiteur d'UBO.

Participation au capital(1)	Directe UBO: >25% actions
Droits de vote dans le capital(1)	Directe UBO: >25% votes
Participation au capital(2)	Indirecte UBO : participation majoritaire >50 d'actions indirectes >25%.
Droits de vote dans le capital(2)	Indirecte UBO : participation majoritaire >50 d'actions indirectes >25%.
Participation au capital(3)	Indirecte UBO : intérêt pondéré > 25 %.
Droits de vote dans le capital(3)	Indirecte UBO : intérêt pondéré > 25 %.
Contrôle par d'autres moyens(4)	Directement par un autre contrôle
Contrôle par d'autres moyens(5)	Indirectement par d'autres moyens de contrôle
Participation au capital(6)	Via un contrôle croisé dans toutes les succursales, >25% des parts, remarques : la personne se manifeste plusieurs fois
Droits de vote dans le capital(6)	Par recoupement dans toutes les succursales, >25% des votes, remarques : La personne se manifeste plusieurs fois.
Personne occupant un poste de cadre supérieur(7)	S'il n'y a pas de précédent UBO, tous les directeurs

• Identification :
  • Personne physique : numéro de registre national ou, si la date de naissance n'est pas connue, date de naissance.
  • Personne morale : Numéro d'entreprise
• Début et fin de mandat :
  • Actionnaire : à partir du moment où cette personne détient / ne détient plus d'actions.
  • Dirigeant d'entreprise : à partir du début / de la fin du mandat
• Contrôle par d'autres moyens : à partir du début/de la fin du mandat en % des actions : Le pourcentage des actions de cette personne dans une société intermédiaire.
• Vote% : Le pourcentage des droits de vote de cette personne dans une société intermédiaire.
• Note : la possibilité d'ajouter un commentaire.
• Pièce jointe PDF : la possibilité d'ajouter un document.
• Drapeau rouge : Si toutes les informations ne sont pas complètes pour un UBO , le drapeau rouge restera allumé. Cela vous permet de voir rapidement où vous avez encore besoin de compléter les données.

Étape 3 : Suivi 

Liste des relations : UBO-Online

Dans la liste des relations, une colonne a été ajoutée avec la dernière date à laquelle le chèque UBO a été mis en ligne.

Accusé de réception UBO

Un accusé de réception UBO peut être lu. Nous vous recommandons d'ajouter UBO comme type dans [Configuration - TaskFlow - Accusé de Réception] et d'entrer les paramètres Admin-DMS.

• Si le nom contient " UBO " comme texte, il sera reconnu comme un récépissé UBO.
• Placez le document (pdf) dans le dossier où vous lisez également vos autres reçus.
  Dans[Lot - Gérer les reçus], appuyez sur le bouton Traitement.
• Ce qui est en cours d'exécution :
  
  • Dans le dernier contrôle effectué par le Bureau de Brasilia avant la date d'impression, le champ "date en ligne" sera rempli.
  • Si dans[Configuration - TaskFlow - Accusé de réception] pour le type UBO, les paramètres pour Admin-DMS sont remplis. Celui-ci sera sauvegardé dans Admin-DMS et sera lié au dernier contrôle effectué par UBO avant la date d'impression.
• Il n'est pas encore possible de cocher un TaskFlow ou d'enregistrer le temps /coûts. C'est en analyse.
• Un exemple peut être trouvé ici (Des exemples des accusés de réception.).

Votre accusé de réception UBO sera lié au calcul UBO le plus récent, antérieur ou égal à la date d'impression figurant sur le reçu. Dans l'exemple suivant, 3 calculs ont été effectués.
Le 6 juin, un calcul UBO, a été faite et l'accusé de réception a été imprimé (PDF). Si vous importe ceci dans Batch - Gestion de Accusé, Admin-IS ignore le calcul du 01/08 car il est postérieur au 06/06. Le calcul du 01/06 est le plus récent mais plus ancien que le 06/06.

Exemple de paramètres pour la rédaction d'un récépissé UBO dans Admin-DMS

Résultat

Remarque:

• Une personne peut être un UBO direct ou indirect.
• Si l'actionnaire est une personne morale, Admin-IS continuera à examiner les actionnaires sous-jacents. C'est ce que le programme continue de faire jusqu'à ce qu'il ait trouvé une personne physique.
• Si un actionnaire est directement et indirectement actionnaire d'une société, la somme est utilisée pour calculer le pourcentage total de l'actionnaire ou le pourcentage de vote.
• Ce n'est qu'en l'absence d'actionnaires ou d'autres personnes exerçant un autre contrôle que Admin-IS proposera les dirigeants de la société comme UBO. (Cadres supérieurs)
• Seules les personnes doubles sont affichées, pas les sociétés doubles, qui sont indiquées avec le point d'exclamation : "La société est déjà dans cette hiérarchie".

FAQ

• Pour une description de la législation, nous vous référons à la législation.

Exemples

• La personne A dispose de droits de vote en actions et de droits de vote indirects classiques, (6% + (60% x 20%)) = 6% + 12% = 18% détenus. La personne A n'est donc pas assujeti sur la base d'actions.
• Toutefois, la personne A exerce un contrôle total sur l'exploitation intermédiaire (60 %). Pour les droits de vote, nous calculons les 20 % que la société intermédiaire détient dans la société finale pour le compte de la personne A. Le calcul est alors le suivant : 6% + 20% = 26%.
  26 % > 25 %, de sorte que la personne A est considérée par l'Admin-IS comme un UBO obligatoire.