Volume de travail et planning: établir un budget

Configuration

Etablissement du budget

Offre et facturation

Introduction

Dans Admin-IS/Consult, il est possible d'établir un budget. Dans Admin-IS, ce budget est à établir au niveau de la relation; dans Admin-Consult, celui-ci doit être établi au niveau du projet.

Configuration

Vous pouvez retrouver les réglages généraux relatifs au budget par le menu principal "Configuration > Budget et planning".

Configuration

Dans la configuration générale, vous pouvez gérer ce qui suit:

Budget: Configuration

• Buget basé sur: ici, vous devez indiquer la répartition sur base de laquelle vous voulez établir le budget. Dès que cette sélection est entrée et appliquée, elle ne peut plus être remodifiée.

• Utiliser le planning mensuel: à indiquer si vous voulez régler aussi mensuellement le budget établi. Ceci n'est d'application que dans le cas où vous utilisez des budgets uniques.

• Masquer les anciennes planifications

Etablissement du budget

Annuellement ou une seule fois ?

Dans l'identification du projet (Admin-Consult) ou dans les données de dossier de la relation (Admin-IS), vous devez indiquer si vous voulez utiliser pour ce dossier un budget annuel ou unique. Dès que cette sélection est faite et appliquée, elle ne peut plus être changée (sans suppression du budget existant) pour ce dossier. Si vous optez pour un budget annuel, vous pouvez aussi entrer si vous voulez établir ce budget sur base des tâches reliées et non sur base des prestations existantes. Normalement, le budget sera établi sur base d'un nombre d'heures, mais il est aussi possible de le faire sur base d'un nombre de jours par l'option "Budget en jours". Lorsque vous activez cette dernière option, vous devez spécifier le nombre d'heures qui constituent 1 jour.

L'établissement du budget même se fait sur base de phases, utilisateurs/colonnes et enregistrements/rangées.

Gestion du budget

Phases

Une phase est en effet une partie des activités à exécuter que vous voulez budgétiser séparément. Vous pouvez p.e. définir ici une "phase de préparation", une "phase d'établissement" et une "phase de finalisation administrative". Ces phases seront surtout utilisées pour les budgets de consultance uniques et ne sont pas obligées. Il est parfaitement possible d'établir un budget sans phases.

Gestion des colonnes : qui ?

Par la gestion des colonnes, vous pouvez indiquer les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir un budget. Ceci sera fait toujours sur base d'un profil et comportera dans l'idéal tous les profils que vous utilisez aussi pour le couplage des collaborateurs au dossier. Si vous ne devez/voulez pas faire une distinction, vous pouvez également choisir l'option "Tous".

Par colonne/profil, vous pouvez définir un tarif horaire moyen qui sera utilisé ensuite pour la détermination du budget. Attention: La facturation ou par exemple le calcul de rentabilité ne tiendra pas compte de ce tarif moyen! Ici, les règles habituelles (table de prix) seront toujours appliquées.

Le réglage des colonnes est obligatoire pour l'établissement d'un budget.

Gestion des rangées : quoi ?

Par la gestion des rangées, vous pouvez indiquer ce que vous voulez budgétiser. Ici, vous pouvez spécifier par ligne (catégorie, sous-catégorie, prestation OU tâche de flux de tâches) le nombre d'heures (ou de jours) que vous prévoyez comme budget. Si vous définissez ici certains frais, le coût budgétisé sera utilisé pour la facturation, par opposition aux prestations!

Le réglage des rangées est obligatoire pour l'établissement d'un budget.

Dès que les colonnes et rangées sont réglées (et sauvegardées), le budget est actif et peut être suivi.

Offre et facturation

Si vous utilisez un budget unique, vous avez la possibilité de faire une offre sur base de ce budget. En plus, vous pouvez prendre ce budget pour point de départ de la facturation.

Offre & facturation

Par les boutons de l'option (1), vous pouvez faire de nouvelles offres pour le dossier. Ensuite, vous pouvez imprimer ces offres au moyen du bouton d'impression. Si vous voulez utiliser l'offre comme base pour la facturation, vous pouvez cliquer sur (2). Attention: Le système partira toujours de l'offre la plus récente!

Après activation de la facturation, vous pouvez indiquer si vous voulez facturer un certain pourcentage de l'offre. La facture sera établie lors de la sauvegarde des données, après quoi vous pouvez la retrouver dans la partie des factures ouvertes (Admin-IS)/factures de projet (Admin-Consult). Là, vous pouvez continuer le traitement normal de la facture.