Comment le système de contrôle des enregistrements fonctionne-t-il ?

Le système d’enregistrement du temps vous permet d’activer un contrôle supplémentaire de vos enregistrements avant leur envoi à la facturation. De cette manière, vous pouvez par exemple éviter que les prestations non clôturées se retrouvent déjà dans votre flux de facturation. Vous devez approuver les enregistrements enregistrés une première fois supplémentaire avant leur traitement ultérieur.

Paramètres

Pour pouvoir utiliser ce système, vous devez d’abord l’activer via la configuration.

Vous retrouverez ces paramètres sous le menu ‘Accueil > Configuration > Enregistrement > Configuration’.

Pour activer le système, vous devez cocher la case ‘Validation pour facturation des prestations et coût (non) matériel’. Dès que le système est actif, vous pouvez sélectionner 2 options additionnelles :

• Validation par défaut : cette option validera l’enregistrement par défaut
• Adaptable à l’enregistrement : cette option vous permettra d’adapter la validation de l’enregistrement pendant l’enregistrement.

Une fois ces paramètres définis, vous devez enregistrer les adaptations et redémarrer le logiciel pour activer le système.
Attention : si vous souhaitez désactiver ce système, vous devez approuver les enregistrements qui doivent encore être validés avant de décocher cette option.

Approbation

L’approbation et l’envoi des enregistrements à la facturation passent par le menu ‘Enregistrement de temps > Contrôle des enregistrements’.

Cliquez sur le bouton ‘Actualiser (F5)’ pour dresser la liste des prestations à approuver. Pour approuver un enregistrement, il suffit de sélectionner la ligne de l’enregistrement (ou plusieurs lignes) et de le(s) sauvegarder. L’enregistrement sauvegardé/approuvé peut à présent être traité dans la facturation.

Un Administrateur peut utiliser le filtre pour sélectionner la période et, éventuellement, l’utilisateur de votre choix.