Initialisation > Types d'enregistrement

Information

Introduction

Gestion des prestations

Gestion des produits

Gestion des frais

Introduction

L'enregistrement du temps consacré à un client (Admin-IS) ou à un projet (Admin-Consult) et des coûts encourus pour un client/projet est important pour assurer un suivi et une facturation corrects. L'introduction de ces données dans l'enregistrement se fait sur la base de services prédéfinis, de coûts matériels et immatériels. Cet article aborde plus en détail la gestion de ces données.

General

Lors de l'enregistrement, il est important de déterminer ce que vous souhaitez enregistrer à ce moment-là. En fonction de cela, vous devez choisir si vous souhaitez enregistrer une performance, un coût matériel ou immatériel. Dans le paquet, vous disposez de trois modes d'enregistrement différents :

• Temps : vous devez utiliser une prestation.
• Frais/montant variable(s) : vous devez utiliser des coûts non-matériels.
• Nombre : vous devez utiliser des coûts matériels.

Remarques:

• Nous vous conseillons (pour les rapports) d'enregistrer tout (même si pas tout les enregistrements doivent être facturés).
• Pour les frais de déplacement, vous devez utiliser des coûts non-matériels au lieu des coûts matériels. Ces frais sont déterminés dans le dossier du client (Admin-IS 2013) ou du projet (Admin-Consult).

La gestion des enregistrements se trouve dans  Configuration > Enregistrement

Gestion des prestations

Dans la colonne gauche, vous voyez les catégories (vertes) qui sont subdivisées en sous-catégories (jaunes). Les sous-catégories contiennent des prestations (bleues).

Pour créer une catégorie, vous sélectionnez 'Root' et vous cliquez sur le signe plus dans la barre d'outils (ou vous tapez CTRL+N). Vous ajoutez une sous-catégorie en cliquant sur la catégorie et sur le signe plus dans la barre d'outils. Vous ajoutez une prestation en cliquant sur la sous-catégorie et sur le signe plus dans la barre d'outils.

Si vous ajoutez une catégorie ou une sous-catégorie, vous ne devez que remplir un nom. Si vous ajoutez une prestation, vous devez remplir les champs suivants :

Champ	Description
Description	La description de la prestation.
Catégorie	La catégorie de la prestation (pas modifiable).
Sous-catégorie	La sous-catégorie de la prestation.
Type TVA	Le code TVA pour cette prestation. Vous gérez ces codes et leurs pourcentages au niveau de votre propre société.
Grand-livre	Quel compte général dans votre comptabilité doit être utilisé pour cette prestation ?
Utilisé	Vous décochez ce champ si la prestation ne peut plus être utilisée.
Facturable	La prestation est facturable.
Tarif fixe	Cette prestation est enregistrée à un tarif fixe, n'importe la durée de la prestation. Attention : si la prestation est déjà utilisée, vous ne pouvez pas modifier cette option. Si vous cochez ce champ, vous pouvez remplir un montant fixe.
Benchmarking	Si vous cochez ce champ, vous pouvez aussi remplir le nombre de pièces traitées. Attention : c'est le temps qui va être facturé, pas le nombre de pièces (champ informatif).
Benchmark obligatoire	Seulement visible si vous utilisez le benchmarking. Si ce champ est coché, le champ 'Benchmarking' doit être rempli dans l'enregistrement du temps.
Période obligatoire	Seulement visible si vous utilisez la période (options système). Si ce champ est coché, le champ 'Période' doit être rempli dans l'enregistrement du temps.

Si vous ajoutez une prestation du type 'Absences', vous devez remplir d'autres champs. Il est obligatoire de mettre cette 'prestation' sous la (sous-)catégorie prévue.

Absences

Champ	Description
Code couleur	Choisissez une couleur pour l'absence.
Décision	Cochez ce champ si l'absence doit être approuvée. Vous devez demander ces absences par le calendrier. Les autres prestations peuvent être remplies dans l'enregistrement du temps.
Initialisation	Il y a certains types d'absences, pour lesquels vous devez initialiser un crédit (généralement le premier janvier). Voir Initialisation congés. Si vous voulez initialiser un crédit standard, vous remplissez ce crédit à côté de la case à cocher.
Abréviation	Utilisé dans certains rapports.
Type durée	Indiquez ici si l'absence doit être enregistrée en jours, heures ou au choix. Attention : si vous devez faire une initialisation, vous devez choisir 'Jour' ou 'Heure'.
Utilisé	Vous décochez ce champ si la prestation ne peut plus être utilisée.
Ordre	Pour indiquer la colonne dans le rapport du secrétariat social.

Vous pouvez traduire les noms et les descriptions des (sous-)catégories et des prestations. Cliquez sur le bouton 'Traduction'. Si vous sélectionnez une prestation, vous pouvez traduire les prestations. Si vous sélectionnez une (sous-)catégorie, vous pouvez traduire cette (sous-)catégorie.

Gestion des produits

Ce sont les coûts pour lesquels vous pouvez définir un prix d'avance. L'enregistrement se base sur un nombre. Il n'y a pas de sous-catégories, seulement des catégories.

 

 

Champ	Description
Description	La description du produit.
Catégorie	La catégorie du produit.
Prix d'achat	Le montant que vous avez payé pour le produit.
Prix de vente	Le montant que vous demandez pour le produit.
N° de comm.	Un code pour le produit (par exemple comme référence pour votre fournisseur).
Type TVA	Le type TVA pour le produit. Vous gérez ces codes et leurs pourcentages au niveau de votre propre société.
Utilisé	Vous décochez ce champ si le produit ne peut plus être utilisé/choisi.
Facturable	Le produit peut être facturé.
Grand livre	Quel grand livre dans votre comptabilité doit être utilisé pour ce produit ?
Fournisseur	Le fournisseur du produit. Le fournisseur est une adresse externe.
Période obligatoire	Seulement visible si vous utilisez la période (options système). Si ce champ est coché, le champ 'Période' doit être rempli dans l'enregistrement du temps.

Gestion des frais

Par exemple les frais de déplacement (kilomètres) ou les dépenses pour des repas ou des séjours. Ces frais ne peuvent pas être définis d'avance. Vous devez remplir le montant quand vous faites l'enregistrement. Il n'y a pas de (sous-)catégorie.

Champ	Description
Description	La description des frais.
Facturable	Les frais sont facturables.
Actif	Vous décochez ce champ si les frais ne peuvent plus être utilisés/choisis.
En km	Si vous cochez cette case à cocher, l'utilisateur doit remplir les kilomètres.
Type TVA	Le type TVA pour les frais. Vous gérez ces codes et leurs pourcentages au niveau de votre propre société.
Grand-livre	Quel compte général dans votre comptabilité doit être utilisé pour ces frais ?
Période obligatoire	Seulement visible si vous utilisez la période (options système). Si ce champ est coché, le champ 'Période' doit être rempli dans l'enregistrement du temps.