Hoe kan ik mijn facturen exporteren naar mijn boekhoudpakket?

Export via Admin-Exporter

Export via UBL

Export ongedaan maken

FAQ

Van zodra u facturen opgemaakt heeft binnen Admin-IS/Admin-Consult staan deze automatisch klaar om te exporteren naar uw boekhoudpakket. De exportmogelijkheden zorgen ervoor dat u deze facturen niet manueel moet overzetten van het ene pakket naar het andere. Dit kan via de exporter, specifiek voor uw boekhoudpakket, of via UBL.

Export via Admin-Exporter

Om de export van de facturen te laten verlopen via Admin-Exporter (standaard) dient u eerst vanuit Admin-IS/Admin-Consult het algemene exportbestand aan te maken. De opmaak van dit (eerste) bestand zal verlopen via het scherm 'Exporteren' binnen de facturatie.

Admin-IS/Admin-Consult zal alle, nog te exporteren facturen oplijsten. Het volstaat om deze lijst te bewaren om het eerste exportbestand aan te maken. Van zodra dit bestand is aangemaakt zal Admin-Exporter automatisch geopend worden. Admin-Exporter zal verder instaan voor de verdere 'vertaling' van dit algemene bestand naar het bestand dat u kan inlezen in uw boekhoudprogramma. Voor meer informatie over deze verwerking kan u gebruik maken van onderstaande artikels:

Facturen exporteren naar het boekhoudpakket
Naar welke boekhoudpakketten kunt u facturen exporteren?

Export via UBL (vroeger e-FFF)

Indien uw boekhoudpakket de facturen kan importeren via UBL formaat, dan kan u gebruik maken van deze functie. Net zoals bij de export via Admin-Exporter kan u deze export opstarten via het 'Exporteren'-scherm. U kiest hierbij echter niet voor de optie ' Bewaren' maar voor de optie 'UBL'. Deze optie zal de zichtbare facturen in het scherm proberen te exporteren naar een subfolder onder het gekozen pad (Waar opslaan?).

Afhankelijk van het gekozen bedrijf zal er een folder aangemaakt worden met het ondernemingsnummer als naam. Hierdoor kan u de bestanden gemakkelijk terugvinden per bedrijf. Indien er nog geen UBL document bestaat van de factuur, dan zal deze op dit moment aangemaakt worden.

Voor de verdere import van deze bestanden binnen uw boekhoudpakket verwijzen we u graag door naar de verdeler van uw boekhoudpakket.

Export ongedaan maken

Het is binnen Admin-IS/Admin-Consult mogelijk de export van de facturen ongedaan te maken. Open hiervoor het scherm van de genummerde facturen en selecteer de gewenste facturen. Binnen het menu kan u dan kiezen voor de optie 'Actie > Export Annuleren'

Export annuleren

Deze actie zal er voor zorgen dat de export ongedaan gemaakt worden zodat u het exportbestand opnieuw kan opmaken.
OPGELET: deze actie heeft geen invloed op uw boekhoudpakket. De facturen die daar reeds geïmporteerd werden, worden niet verwijderd!

 

FAQ

Symptomen

1. Er komt een foutboodschap in verband met de locatie van het bestand.
2. Sommige facturen staan in het rood en kunnen niet geëxporteerd worden.
3. De UBL documenten worden niet aangemaakt.

Oorzaak

1. De locatie waar u het eerste, algemene bestand (tijdelijk) wenst te bewaren is niet beschikbaar.
2. De Boekhoud ID staat niet ingevuld binnen het permanente dossier van de klant (of het project).
3. Dit heeft meestal te maken met rechten en/of locatie van bewaren.

Oplossing

1. Geef de juiste locatie in het veld 'Waar Opslaan?'. Dit veld kan een netwerklocatie zijn, maar mag ook een lokale folder zijn. Deze folder dient enkel als tijdelijke opslag van het eerste exportbestand.
2. Het volstaat om de juiste boekhoud ID aan te vullen in het dossier van de klant (of van het project) en het scherm te refreshen.
3. Het systeem maakt voor de aanmaak van de UBL-bestanden gebruik van de service 'DBSERVER'. Deze dient actief te staan als 'Network Service'. Uw IT-beheerder kan dit voor u nakijken en indien nodig aanpassen.