What's new in Admin-DMS 4.1.1.2

Voici les nouvelles fonctionnalités et améliorations (date de publication : 09-11-2022)

Attention : cette version est accompagnée de la version 11.0.1.33 de Admin-IS / Admin-Consult.

Opération

Les fichiers ajoutés à Admin-DMS peuvent être traités automatiquement si la reconnaissance des documents est activée. (Cette reconnaissance automatique peut être activée/désactivée sous Auxiliares > Paramètres > Configuration).
- Les fichiers pour lesquels une définition a été établie dans Admin-IS / Admin-Consult sont analysés par l'intégration de la reconnaissance des documents. Vous trouverez les résultats de cette analyse dans l'écran de reconnaissance des résultats.
- Les fichiers pour lesquels aucune définition n'a été établie peuvent être ajoutés via l'écran d'ajout, où vous pouvez indiquer la relation (projet/société), la catégorie et le mot-clé.

Si le document n'a pas pu être traité complètement selon la définition de l'ensemble, vous pouvez toujours choisir de l'ajouter manuellement à une relation.
Les fichiers pour lesquels une définition a été établie, mais qui n'ont pas encore été entièrement traités, se trouvent sous Auxiliares > Fichiers non traités.
Les fichiers pour lesquels aucun mot-clé ou catégorie n'a pu être défini se trouvent sous outils > fichiers orphelins. Vous pouvez sélectionner et modifier plusieurs documents ici.

N'oubliez pas de lire l'article "Ajouter des documents".

Extension de l'écran de reconnaissance des résultats avec
- lien vers l'article de zendesk
- colonne supplémentaire "DMS" indiquant si le document a été ajouté à Admin-DMS.
- le numéro d'entreprise ou national de la relation est indiqué dans le commentaire s'il figure dans
- le document, mais n'a pas été trouvé dans Admin-IS / Admin-Consult (29323)
Si le document a pu être entièrement traité correctement, la mention "Document entièrement traité" est affichée dans le commentaire. Cela signifie que le flux de tâches, la relation, la catégorie, le mot-clé et l'enregistrement de temps ont été traités correctement, comme défini dans la configuration des reçus dans Admin-IS / Admin-Consult.
Si un document a été reconnu mais ne peut être entièrement traité, il peut encore être sauvegardé. La fonction "Modifier les propriétés" de l'écran "Reconnaissance des résultats" peut être ouverte par sécurité par un administrateur pour le groupe d'utilisateurs souhaité. (29655)
L'écran "Reconnaissance des résultats" affiche le type de fichier et le commentaire dans la langue de l'utilisateur. (29517)
Si un dossier a déjà été traité, vous en serez informé dans l'écran "reconnaissance des résultats". Vous pouvez modifier les propriétés de ces documents afin qu'ils puissent également être liés à d'autres relations, projets, mots-clés,... peuvent également être liés à d'autres relations, projets, mots-clés, etc. (29811)

Un écran supplémentaire "fichiers incomplets" a été ajouté. Cette vue vous permet de corriger les erreurs constatées par la reconnaissance du document et de faire retraiter le document, de modifier ses propriétés ou de le supprimer.
Si le bouton "Ajouter" a été activé par sécurité, vous pouvez maintenant ajouter manuellement des documents avec une définition qui ont été reconnus, mais pas entièrement conçus. Une note sera alors ajoutée à ce document afin que vous sachiez que la définition de l'ensemble (flux de tâches/enregistrements) n'a pas été entièrement appliquée.
L'écran "incomplets" apparaît à la fin du processus d'ajout. L'utilisateur a la possibilité de masquer cet écran pendant un nombre x de jours. Cet écran est également accessible via le menu "Auxiliares".

Plus d'informations dans l'article sur les fichiers incomplets.

La sécurité de l'écran des fichiers orphelins a été ouverte à tous les groupes d'utilisateurs. (29416)
Dans l'écran des fichiers orphelins, il y a une colonne supplémentaire "ajouté par". Il est possible de trier sur cette colonne. (29413)
Dans l'écran des fichiers orphelins, l'heure a également été ajoutée à la date. (29528)

Plus d'informations dans l'article sur les fichiers orphelins.

Les mots-clés peuvent être classés de manière hiérarchique.
Seuls les documents contenant des catégories et des mots-clés sont affichés.
Lorsque vous ajoutez ou modifiez un mot-clé via les paramètres Admin-DMS, vous pouvez indiquer quel est le mot-clé parent.
La sécurité des mots-clés est déterminée au niveau du mot-clé le plus élevé.
Lorsqu'un mot-clé est attribué à un document, les mots-clés parents sont aussi automatiquement associés à ce document.

Dans les paramètres, les catégories peuvent être définies pour être disponibles uniquement pour certains types de projets (modèles dans Admin-IS / Admin-Consult). Lorsqu'un projet est sélectionné, les catégories non disponibles pour ce type sont grisées dans l'arborescence.
L'option "Afficher les projets dans l'arbre client", que vous pouvez activer dans les paramètres de l'Admin-DMS, ajoute les projets de la relation sélectionnée à l'arbre. Les documents des projets cochés sont ensuite affichés avec ceux de la relation elle-même.
La sécurité de l'écran des fichiers orphelins a été ajustée. En fonction de ces paramètres, un utilisateur connecté peut voir l'écran des fichiers orphelins.

Les pièces jointes d'un e-mail dans un dossier de boîte aux lettres peuvent être automatiquement ajoutées à Admin-DMS (voir article Intégrations Marketplace > "mailbox").
Les pièces jointes d'un courrier ou les documents ajoutés dans Admin-DMS peuvent être automatiquement reconnus et traités (voir l'article Intégrations Marketplace > "Reconnaissance des documents").
Amélioration de l'intégration avec Companyweb.
Lors de l'enregistrement de courriels à partir d'Outlook (voir l'addon Admin-DMS), les images du courriel ne sont pas enregistrées si elles sont cochées lors de l'enregistrement.

L'arborescence ne comprend plus les clients, les projets, le personnel et les sociétés propres, mais uniquement les catégories et la hiérarchie des mots-clés.
Pour afficher les documents, choisissez d'abord "relations", "projets", "personnel" ou "entreprises" dans le menu déroulant, puis vous obtiendrez une liste déroulante dans laquelle vous pourrez sélectionner une entité.
Si vous souhaitez afficher les "relations", vous pouvez également cocher le type de relation (client, prospect, actionnaire, ...) qui doit être visible dans la liste de sélection.
Dans la liste de sélection, vous pouvez choisir d'afficher ou non les relations, les projets ou le personnel supprimés en l'indiquant dans le filtre.

Si aucune catégorie ou mot-clé par défaut n'a été défini, lors de l'enregistrement d'un document qui n'a pas été reconnu par la reconnaissance de documents, l'écran de renommage n'est pas immédiatement ouvert, mais vous avez la possibilité d'indiquer une catégorie et un mot-clé. (30076)
Les documents peuvent être triés par type. (29974)
La vérification des noms de fichiers en double est insensible à la lettre de capot (25389).
Dans le menu 'aide' > journal, vous pouvez consulter le fichier journal (29464).
Ajustements de la mise en page.
La version française de l'Admin-DMS est disponible

Vérifiez toujours la configuration requise avant de procéder à une mise à niveau.