Admin-Mobile: APP-Settings

Configuration

Cet écran ouvre une session de notre application admin-Mobile. Pour l'installation, voir cet article

Les codes d’identification (utilisateur-mot de passe) sont identiques à ceux de votre compte Admin-Consult/Admin-IS.

• Dans l’URL de base de l’API, vous devez indiquer le lien vers votre portail. Vous ne connaissez pas l'URL ? Voir cet article
• Dans la partie « écran d’accueil », vous pouvez définir la page d’ouverture de l’application
• Sous MFA (authentification multifactorielle), entrez le code MFA généré par votre authentificateur.
  Note : Si vous n'avez pas encore activé le MFA (MultiFactorAuthentication), vous devrez l'activer une fois. Consultez également cet article si vous ne savez pas comment procéder.

Une fois connecté, vous pouvez passer d'un écran à l'autre via le "menu".

Liste de relations

Cette liste vous donne un aperçu de toutes vos relations. Si le système dispose d’un courriel et/ou numéro de mobile pour la relation, il affichera un ou plusieurs raccourcis derrière son nom.

Filtre

Pour utiliser le filtre de recherche, cliquez sur le bouton « Filtre » dans l’angle supérieur droit de l’écran.

Le filtre vous permet d’indiquer quels types de CRM vous voulez afficher et/ou si vous voulez voir les relations supprimées. Lorsque vous avez défini les types de relations à afficher, cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans l’angle supérieur droit.

Lorsque vous ouvrez une relation, un nouvel écran apparaît, affichant trois paramètres :

-ToDo : le nombre de tâches pour cette relation

-Communication : le nombre de communications pour cette relation

-Factures impayées : le nombre de factures impayées de cette relation

Ces paramètres forment un lien direct vers TODO, communication & factures

Le bouton « Contacts » vous emmène sur la page reprenant tous les contacts de cette relation. En plus de l’adresse, vous y trouvez également un raccourci vers votre navigation.

Employés

La page des employés est très semblable à celle des relations. Les informations disponibles y sont également signalées par des raccourcis.

Sélectionnez un collaborateur pour accéder à toutes les informations supplémentaires.

Calendrier

Fixer ou modifier un rendez-vous dans le calendrier

Si vous voulez fixer un rendez-vous, cliquez sur le bouton « New » dans l’angle supérieur droit de l’écran. Si vous voulez modifier un rendez-vous, sélectionnez celui-ci et cliquez sur le bouton « Edit » en bas de l’écran.

Si vous sélectionnez le champ « Private », vous serez le seul à voir l’activité.

Vous pouvez sélectionner le champ « Out of office » pour signaler que vous ne serez pas présent dans l’entreprise.

Cliquez dans la zone « Customer » pour sélectionner une relation dans votre liste de relations.

Sélectionnez un projet dans le champ « Projets ».

Indiquez la date du rendez-vous dans le champ « Start ».

Indiquez l’heure du début du rendez-vous dans le champ « Start time ».

Indiquez la durée de l’activité dans le champ « duration ».

Tapez une description de l’activité dans le champ « Description ».

Utilisez le champ « Reminder » si vous voulez recevoir un rappel.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Sauver » dans l’angle supérieur droit de l’écran.

My todo’s (mes tâches)

COMPLETED : Vous pouvez indiquer qu’une tâche est terminée en cliquant sur COMPLETED. La tâche disparaît alors de votre liste de tâches.

CANCELED : Vous pouvez annuler une tâche en cliquant sur le bouton CANCELED. Comme pour les tâches terminées, la tâche annulée disparaît de la liste.

DELAY : Le bouton DELAY vous permet à reporter une tâche de 7 jours.

FORWARD : Le bouton FORWARD vous permet de transférer une tâche à un collaborateur.

Créer ou modifier une tâche = ‘todo’

Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton NEW. Un nouvel écran s’ouvre.

Pour modifier une tâche, cliquez d’abord sur TODO et ensuite sur EDIT.

Pour que la tâche soit visible de tous, cochez la case PUBLIC. Si cette case est cochée, la relation pourra voir la tâche sur l’extranet.

Sélectionnez la relation pour laquelle vous effectuez cette tâche dans le champ « Customer ».

Sélectionnez le projet lié à cette tâche dans le champ « Project ».

Définissez le type de tâche dans le champ « Type ».

Définissez la manière dont la tâche doit être exécutée dans le champ « Means ».

Le champ « Priority » indique l’importance de la tâche.

Le champ « Date & deadline » indique la période endéans laquelle la tâche doit être exécutée.

Le champ « Content » vous permet de noter des infos supplémentaires.

Le champ « Recipients » vous permet de choisir le(s) collaborateur(s) chargé(s) d’exécuter la tâche. Vous pouvez sélectionner les collaborateurs individuellement ou par fonction ou groupe d’utilisateurs.

Cochez la case « Warn me » pour recevoir une notification dès que le statut de la tâche change.

Sélectionnez « Todo per assignee » pour créer une tâche pour chaque collaborateur désigné.

Pour enregistrer la tâche, cliquez sur l’icône correspondante dans l’angle inférieur droit de l’écran.

Time registration – enregistrement de temps

Time - temps

Indiquez la date dans le champ « Date ».

Indiquez la relation pour laquelle vous avez travaillé dans le champ « Customer ».

Indiquez le projet pour lequel vous avez travaillé dans le champ « Project ».

Indiquez la prestation effectuée dans le champ « Prestation ».

Sélectionnez la période dans le champ « Period ».

Indiquez la durée de la tâche dans le champ « Duration ».

Si la tâche est urgente, cochez la case « Urgent ».

Si vous avez presté des heures supplémentaires, cochez la case « Overtime ».

Si le travail exécuté peut être facturé au client, cochez la case « Invoice ».

Si vous cochez la case « Ready for invoice », cette donnée ne sera pas prise en compte au contrôle d’enregistrement.

Utilisez le champ « Description » pour décrire le travail.

Utilisez le champ « Initial remark » pour noter une première remarque.

Material cost - coût matériel

Indiquez la date dans le champ « Date ».

Indiquez la relation pour laquelle vous avez travaillé dans le champ « Customer ».

Indiquez le projet pour lequel vous avez travaillé dans le champ « Project ».

Indiquez ce que vous avez fait ou vendu dans le champ « Product ». Ce champ n’est accessible qu’une fois les champs « Customer » et « Project » complétés.

Sélectionnez la période dans le champ « Period ».

Indiquez la quantité dans le champ « Quantity ».

Cochez la case « Repayable » si le coût peut être récupéré.

Cochez la case « Invoice » si votre travail peut être facturé au client.

Si vous cochez la case « Ready for invoice », cette donnée ne sera pas prise en compte lors du contrôle d’enregistrement.

Utilisez le champ « Description » pour consigner une description.

Utilisez le champ « Initial remark » pour noter une première remarque.

Non-material cost - coût non matériel

Indiquez la date dans le champ « Date ».

Indiquez la relation pour laquelle vous avez travaillé dans le champ « Customer ».

Sélectionnez la période dans le champ « Period ».

Indiquez la quantité dans le champ « Quantity ».

Cochez la case « Repayable » si le coût peut être récupéré.

Cochez la case ‘Invoice’ si votre travail peut être facturé au client.

Si vous cochez la case « Ready for invoice », cette donnée ne sera pas prise en compte lors du contrôle d’enregistrement.

Utilisez le champ « Description » pour consigner une description.

Utilisez le champ « Initial remark » pour noter une première remarque.