Hoe kan ik een nieuwe communicatie/To-do maken? To-do mood. To-do delegeren

Informatie

Inleiding

Binnen het programma is het mogelijk kleinere taken of herinneringen op te maken. Deze worden bewaard bij de klant/project en kunnen via o.a. het hoofdscherm mee opgevolgd worden. U kan dit systeem van communicaties of To-do's het best vergelijken met post-it's of herinneringen in de outlook agenda.

Aanmaak

Het opmaken van een communicatie kan op een aantal manieren:

• Klik in het hoofdmenu op de knop 'To-do'
• Klik in de projecten- of relatielijst op de knop 'Acties' en kies vervolgens op 'Nieuwe communicatie' of 'Nieuwe To-do'
• Klik binnen een relatiedossier of project op het onderdeel 'Communicatie' en kies daar voor 'Nieuwe communicatie' of 'Nieuwe To-do'
• Klik in de snelkoppelingen op 'Nieuwe communicatie' of 'Nieuwe To-do'
• Klik op de F4-functietoets van uw klavier

Alle opties zullen hetzelfde scherm voor de aanmaak van een communicatie of To-do openen. Indien u vertrekt vanuit de 'Acties' dan zal de relatie en/of het project direct geselecteerd worden.

Nieuwe communicatie - To-do

Het verschil tussen een Todo en een communicatie is, dat u aan een Todo:

• bestemmelingen kunt koppelen (degene die de todo moeten uitvoeren)
• een Admin-DMS document kunt koppelen met meer informatie
• een deadline kunt toevoegen
• u kunt laten waarschuwen als de bestemmeling de todo uitstelt, wist of afmaakt.

Binnen versie 6.0 werden de volgende functionaliteiten toegevoegd:

• Bij het maken van een to-do kan je een contactpersoon uit het klantdossier kiezen.
• Bij het maken van een to-do kan je een herhaling instellen, net zoals voor afspraken in de kalender kan.

Vanaf versie 7.0.0.0

Bij een To-do is het is nu ook mogelijk om aan te duiden of het gaat over een gezamenlijke To-do of niet. Maak hiervoor gebruik van het vinkje 'Maak 1 To-do per bestemmeling'.

Bij het aanmaken van een nieuwe TO DO kan je nu de gemoedstoestand van de klant gaan weergeven.

Deze selectielijst kan u zelf gaan beheren, dit door middel van op het icoon naast het veld te klikken.

Bij deze kan u lijnen toevoegen/wijzigen/wissen. Indien u deze gemoedstoestand al in gebruik heeft kan u de lijn niet meer wissen. U kan wel via het vinkje “Is zichtbaar?” deze op “onzichtbaar” zetten.

Vanaf versie 7.0 is het ook mogelijk een To-Do te delegeren.

Als je een TODO opent zie je in de ribbon een nieuwe ribbon knop “delegeren”. Met deze knop kan je een TODO delegeren.

Als je een TODO delegeert krijg je een bericht wanneer de status wijzigt.
Zo blijf je op de hoogte van de status van de TODO en kan je deze makkelijk opvolgen. U vindt deze knop ook bij het overzicht van al uw TODO’s.

 

 

Het is mogelijk om via een todo tijdsregistratie te gaan toevoegen. 

Indien u een open todo opent ziet u in de ribbon een nieuwe knop "tijdsregistratie" staan. 

 

Indien u op de knop klikt wordt het venster geopend voor tijdsregistratie, klant-project zijn onmiddellijk ingevuld.