Brief-, fax- en e-mail sjablonen maken (SCE)

Informatie

Een video over het maken van deze documenten kunt u terugvinden bij onze andere video's.

SCE documenten: Admin-IS/Consult tips & tricks from Syneton on YouTube.

Brief- en faxsjablonen maken in Microsoft Word

Maak een document en vervang de gegevens die u door Admin-Consult wilt laten invullen door “SCE-tags”. Dit zijn plaatshouders voor de gegevens die Admin-Consult moet invullen. Tags zien er altijd als volgt uit:

Word: <S>dit_is_de_tag</S>

Outlook: [[dit is de tag]]

Er zijn 2 soorten tags:

Standaard tags

Alle standaard tags staan opgelijst in het programma in het rapport Algemeen > SCE Tags. Standaard tags halen gegevens uit de klanten-, projecten- en medewerkersdossiers op.

Tags afhankelijk van de TaskFlow

U kunt ook gegevens uit TaskFlow taken gebruiken in SCE documenten die u opent via de TaskFlow rapporten. TaskFlow taken kunt u zelf maken en wijzigen. Elk veld in de TaskFlow krijgt automatisch een SCE tag. Deze vindt u door in de TaskFlow Configuratie, tabblad Taaksjabloon een taak te selecteren en daarna het rapport Taakdetail op te vragen.

SCE TaskFlow tags

In dit rapport staat naast Veldnaam telkens de tag voor het taakonderdeel.

SCE TaskFlow tags voor taakonderdelen

Als alle “tags” zijn ingevoerd, wordt het document bewaard als Word sjabloon (.dotx document). Bewaar het sjabloon ergens waar u het makkelijk kunt terugvinden.

E-mail sjablonen maken in Outlook

Maak een nieuwe e-mail. Schrijf de tekst en voeg de SCE tags toe. In plaats van deze mail nu te versturen, klikt u op Bestand - Opslaan als. Kies als bestandsindeling voor .oft en bewaar het bestand waar u het eenvoudig kunt terugvinden.

SCE sjabloon voor e-mail

Let op:

• Microsoft Outlook laat niet toe om .oft bestanden te wijzigen. Als u wijzigingen in het sjabloon wilt aanbrengen, zal u het opnieuw als .oft bestand moeten opslaan.
• Tags in de To, CC, BCC hoeven niet, dit wordt door de applicatie ingevuld.

De gemaakte sjablonen kan u nu toevoegen aan Admin-Consult.

 

Vanaf versie 6.0 is het mogelijk om Excel sjablonen aan te maken met SCE-Tags er in.
Net als bij Word en Outlook dient u het opgemaakte bestand te bewaren als een template/sjabloon.

Excel sjabloon

 

Nieuwigheden vanaf versie 7.0.0.0

Nieuwe tags werden toegevoegd:

• *:customer_managers_active. Met deze tag kan je gegevens oproepen van de bestuurder dat op dat moment actief is in het bedrijf, rekening houdend met einde mandaat.
• mobile_clean: Met deze tag kan je de GSM gegevens van de klant ophalen zonder de speciale character tekens. vb: 32496123456 ipv +32 496/12.34.56

Vroeger kon je enkel gebruik maken van de SCE tag met de symbolen <S>scetag</S>. Deze tag gaf bij de meeste klanten problemen bij de Outlook templates.
Indien u ook problemen ondervindt met deze tag in uw Outlook sjabloon, dan kan u vanaf versie 7 de <S></S> vervangen door 2 andere symbolen. Voorbeeld <S>scetag</S> kan je vervangen door [[scetag]]