Documentherkenning

Wanneer een document wordt toegevoegd, zal AdminPulse het automatisch proberen te identificeren. Bij een herkend document, zullen een of meerdere acties voorgesteld worden voor de verdere verwerking.

U kan dit document opladen via het documentenoverzicht, op de voorziene drop zone.

Momenteel worden de volgende documenten herkend:

• BTW listing (klantenlisting)
• BTW-ontvangstbewijs
• eID
• Fiche 281.20
• Fiche 281.50
• Intracom
• Jaarrekening - Betaalbevestiging
• Mandatenlijst (CSAM)
• Opdrachtbrief (met QR-code van AdminPulse)
• Personen Belasting (Tax-On-Web PDF)
• UBO-ontvangstbewijzen
• Vennootschapsbelasting (Biztax)

Algemeen

• Indien u op basis van de herkende documenten taken wenst af te vinken, dan kan dat door middel van de taakflow instellingen. Meer info kan u hier terugvinden.
• Bepaalde documentherkenningen zullen via een bevestiging vragen of er relaties dienen aangemaakt te worden of niet. Voor alle andere documentherkenningen zullen relaties automatisch worden aangemaakt indien deze niet bestaan. In geval van een Bedrijf zal hiervoor gebruik gemaakt worden van een opzoeking op basis van het ondernemingsnummer.

eID

Een eID bestand met extensie .eid of .xml wordt herkend. Indien deze relatie nog niet bestaat in AdminPulse, zal de voorgestelde actie zijn ze te creëren. Bestaat de relatie (met hetzelfde nationaal nummer), zal er voorgesteld worden het relatiedossier aan te passen.

Fiche 281.20 en fiche 281.50

AdminPulse zal de fiches 281.20 en 281.50 herkennen wanneer je deze documenten toevoegt in het documentscherm. Het document wordt automatisch gelinkt aan de juiste relatie, of, indien deze relatie nog niet bestaat in AdminPulse, dan zal deze relatie automatisch gecreëerd worden.  

Opdrachtbrief

Een opdrachtbrief die met AdminPulse gemaakt is, krijgt een QR code. Aan de hand daarvan kan AdminPulse het document herkennen en aan de juiste relatie koppelen. Zo kan u de opdrachtbrief naar een klant sturen en vragen om een scan van de getekende brief terug te sturen. Die kan dan herkend worden door AdminPulse

Die herkenning werkt ook met afbeeldingen in andere formaten (.bmp, .jpg en .jpeg), maar werkt het best met scans in PDF-formaat. 

De voorgestelde actie bij een herkende opdrachtbrief is Als getekend markeren.

BTW-ontvangstbewijs

• Een ontvangstbewijs van de BTW (pdf) zal na herkenning gesplitst worden in een document per dossier. Die gesplitste documenten worden dan aan de relaties gekoppeld, terwijl het originele document niet gelinkt wordt, maar wel in de Documenten blijft staan. Indien de relatie in het ontvangstbewijs nog niet bestaat, zal deze relatie door AdminPulse aangemaakt worden. 
• Indien u via de taskflow instellingen aangeeft dat een BTW-ontvangsbewijs ook een taak van status moet aanpassen zal het document ook gekoppeld worden aan de desbetreffende taak.
• Naast het koppelen van het document aan de taak, zullen op basis van de taskflow instellingen ook bepaalde gegevens uit het document overgenomen worden naar de taak (vb : saldo uit raster 71)

Mandatenlijst

Download de mandatenlijst hier : https://www.csam.be/nl/beheer-mandaten.html

De lijst van mandaten die je als een Excel  bestand kan downloaden van de portaalsite van de overheid (CSAM) kan door AdminPulse herkend en verwerkt worden. De voorgestelde actie is 'Mandaten bijwerken'. Je kan dan, na een klik op de knop, in een dialoogvenster kiezen om relaties die niet gevonden worden te creëren en vervallen mandaten te verwijderen. 

Afhankelijk van de gekozen optie's zal deze import

• Relaties aanmaken
• Vervallen mandaten verwijderen
• Bestaande mandaten updaten

Intracom

• Een intrecommunauteire opgave (pdf) zal na herkenning gesplitst worden in een document per dossier. Die gesplitste documenten worden aan de relaties gekoppeld, terwijl het originele document niet gelinkt wordt, maar wel in de Documenten blijft staan. 
• Indien u via de taskflow instellingen aangeeft dat dit document ook een taak van status moet aanpassen zal het document ook gekoppeld worden aan de desbetreffende taak.

Jaarrekening - Betaalbevestiging

AdminPulse zal de jaarrekening herkennen wanneer je dit documenten toevoegt in het documentscherm. Het document wordt automatisch gelinkt aan de juiste relatie(s), of, indien een relatie nog niet bestaat in AdminPulse, dan zal deze relatie automatisch gecreëerd worden.

UBO-ontvangstbewijs

Ook de UBO-ontvangstbewijzen worden herkend door AdminPulse. Bij het opladen zal de juiste relatie automatisch gelinkt worden, of als deze nog niet zou bestaan, dan creëert AdminPulse automatisch de nog ontbrekende relatie. 

Merk op dat dit opgeladen document ook getoond wordt in de UBO-sectie op het niveau van de relatie. Het zorgt er ook voor dat het bij de kwaltieitstoetsing de UBO op groen zet.