Algemene instellingen

Open het menu Instellingen via het tandwielpictogram rechtsboven in het venster en klik op Algemene instellingen. 

Algemeen

• Het standaard BTW-tarief is het tarief dat AdminPulse zal voorstellen (bij het maken van de prijslijst, bij het registreren van een prestatie of op de facturen) als er geen ander BTW-tarief is ingevuld.
  Hetzelfde geldt voor de standaard grootboekrekening.
• Meer info over de integraties tussen AdminPulse en andere softwarepakketten vind je hier.
• Meer info over mail naar 'Documenten' staat hier.
• Meer info over het email-adres van het kantoor gebruiken als afzender vind je hier. 

Facturatie-instellingen

Standaard vervaldag type

Kies hier hoe de vervaldag van de facturen berekend moet worden.

Standaard aantal dagen voor vervaldag

Als je bij "type vervaldag" iets gekozen hebt waarin "aantal dagen" staat, zet je hier het aantal dagen.

Referentie voor betaling

Wil je een gestructureerde mededeling op de factuur of wil je dat je klant als referentie het factuurnummer invult?

Huidig boekjaar - Volgend boekjaar

Hier kan je de begindatum van het fiscale jaar wijzigen. Evenals het factuur- en creditnota-nummerformaat. Van zodra je 1 factuur hebt aangemaakt, kan je niets meer wijzigen in huidig boekjaar.

Let op: in sommige boekhoudsoftware hebben factuurnummers een maximale lengte. Om problemen te voorkomen, raadpleeg je best de handleiding van de boekhoudsoftware voordat je het formaat van de factuurnummers definieert. 

Facturatie PDF-creatie

Alle facturen worden als elektronische factuur gemaakt én als PDF. Hier bepaal je hoe die PDF eruit zal zien.

Standaard factuurtaal

De taal waarin facturen standaard worden gemaakt. Wettelijk gezien (BTW wetgeving) moet je hier de taal van de Maatschappelijke Zetel van je bedrijf nemen.

Taal voor facturen

Volgens de wet moet je hier de standaardtaal nemen, maar je kan er ook voor kiezen om de facturen te genereren in de taal van de relatie.

Tekst op factuur

Als je op alle facturen dezelfde tekst wil plaatsen (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!") dan zet je die tekst hier.

Een tekst die alleen bij sommige klanten op hun factuur moet komen, vul je in het relatiedossier van die klant in. 

Factuurdetail

Om factuurlijnen te maken, voegt AdminPulse registraties samen. Je kan de individuele registraties op verschillende manieren tonen op je factuur: 

• Geen: toont de registraties niet
• Op aparte pagina: zet de registraties op een aparte pagina in dezelfde PDF als de factuur zelf
• In aparte bijlage: zet de registraties in een apart bestand als de factuur zelf

Facturatie-e-mail

AdminPulse heeft verschillende opties om je facturen te verzenden.

Factuurvoorstellen kan je laten nummeren op een andere datum dan de datum waarop het voorstel werd aangemaakt. Als je de optie Automatisch verzenden van facturen die genummerd worden op ingegeven datum aanzet, zal deze factuur automatisch verzonden worden.
De functie van de verzendknop op de overzichtspagina van de facturen kan je kiezen met de optie Mail editor openen bij snelknop verzenden: de e-mail direct verzenden of eerst editeren.
In E-mailsjabloon: factuur verzenden kan je het sjabloon instellingen dat moet gebruikt worden om een factuur te verzenden. De inhoud van de sjablonen kan je aanpassen in de instelling E-mailsjablonen.

Vul achter "antwoorden aan" het e-mail adres in waarheen de ontvanger van de facturen vragen of opmerkingen kan sturen.

De e-mail waarin de factuur verstuurd wordt, kan een extra bijlage bevatten (de verkoopsvoorwaarden, bijvoorbeeld). Kies een bestand van je eigen computer dat telkens met elke factuur meegestuurd zal worden. Dit bestand zal in AdminPulse opgeslagen worden en in het vervolg meegestuurd worden met elke factuur.

Betalingsopvolging

Wil je controleren of je klanten hun facturen hebben betaald? In dit gedeelte kan je betalingsopvolging inschakelen. Vink het selectievakje aan naast "Betalingsopvolging activeren". Meer over betalingen toevoegen vind je hier.
Wil je dat AdminPulse automatisch herinneringen verzendt naar late betalers? Vink het vakje "Automatisch herinneringen versturen" aan en bepaal de regelmaat van de herinneringen in het scherm Instellingen Herinneringen.
Wil je dat de klant een e-mail ontvangt nadat hij heeft betaald? Schakel vervolgens 'Automatische bevestigingsmail bij geboekte betaling" in. Twee sjablonen zullen beschikbaar worden om je klanten te bedanken voor volledige of gedeeltelijke betaling. Deze kunnen worden aangepast op de pagina E-mailsjablonen.

Taakbeheer

Hier kan je instellen op welke manier tijdsregistratie vanuit het taakbord gebeurt. Lees hier meer over deze instelling. Ook het standaard prijslijstitem dat moet gebruikt worden bij deze registratie kan je hier kiezen. Lees hier meer over de prijslijst.

E-mailadres instellen als afzender

• Bij het verzenden van e-mails vanuit AdminPulse kan u bepalen welke afzender u wenst te gebruiken, alsook het automatisch toevoegen van een CC / BCC adres. Dit kan zowel op een algemeen niveau, als specifiek voor taken en facturen.

• Indien bovenstaande velden leeg worden gelaten zal het ingegeven e-mailadres van het Eigen Bedrijf worden gebruikt.
• Als afzender zal standaard de afzender [e-mail] gebruikt worden. Wenst u als afzender hetzelfde e-mailadres te gebruiken dat ingesteld staat als Antwoorden aan en bijgevolg géén gebruik te maken van bovenstaande no-reply e-mailadres, vink dan volgende optie aan: 

• Opgelet; dit heeft als gevolg dat klanten mogelijk volgende melding te zien krijgen bij het ontvangen van de e-mail: