Algemene instellingen

Inhoud

Inleiding

Algemeen 

Facturatie-instellingen

Facturatie PDF-creatie

Facturatie e-mail

Betalingsopvolging

Taakbeheer

Documenten

Kwaliteitstoetsing

Inleiding

Open het menu Instellingen via het tandwielpictogram rechtsboven in het venster en klik op Algemene instellingen. 

Algemeen 

• Het standaard BTW-tarief is het tarief dat AdminPulse zal voorstellen (bij het maken van de prijslijst, bij het registreren van een prestatie of op de facturen) als er geen ander BTW-tarief is ingevuld.
  Hetzelfde geldt voor de standaard grootboekrekening.
• Meer info over de integraties tussen AdminPulse en andere softwarepakketten vind je hier.
• Meer info over mail naar 'Documenten' staat hier.
• Meer info over het email-adres van het kantoor gebruiken als afzender vind je hier. 
• E-mail opmerking: hier kan je een algemene opmerking zetten die je in je e-mails wilt tonen. Denk maar aan de komende verlofperiode van je kantoor. In je e-mailsjablonen laat je deze boodschap verschijnen aan de hand van het invulveld {company.emailRemark}. 
• Meer info over het configureren van de meldingen vind je hier. 

Facturatie-instellingen

Standaard vervaldag type

Kies hier hoe de vervaldag van de facturen berekend moet worden.

Standaard aantal dagen voor vervaldag

Als je bij "type vervaldag" iets gekozen hebt waarin "aantal dagen" staat, zet je hier het aantal dagen.

Referentie voor betaling

Wil je een gestructureerde mededeling op de factuur of wil je dat je klant als referentie het factuurnummer invult?

Huidig boekjaar - Volgend boekjaar

Hier kan je de begindatum van het fiscale jaar wijzigen. Evenals het factuur- en creditnota-nummerformaat. Van zodra je 1 factuur hebt aangemaakt, kan je niets meer wijzigen in huidig boekjaar.

Let op: in sommige boekhoudsoftware hebben factuurnummers een maximale lengte. Om problemen te voorkomen, raadpleeg je best de handleiding van de boekhoudsoftware voordat je het formaat van de factuurnummers definieert. 

Facturatie PDF-creatie

Alle facturen worden als elektronische factuur gemaakt én als PDF. Hier bepaal je hoe die PDF eruit zal zien.

Standaard factuurtaal

De taal waarin facturen standaard worden gemaakt. Wettelijk gezien (BTW wetgeving) moet je hier de taal van de Maatschappelijke Zetel van je bedrijf nemen.

Taal voor facturen

Volgens de wet moet je hier de standaardtaal nemen, maar je kan er ook voor kiezen om de facturen te genereren in de taal van de relatie.

Tekst op factuur

Als je op alle facturen dezelfde tekst wil plaatsen (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!") dan zet je die tekst hier.

Een tekst die alleen bij sommige klanten op hun factuur moet komen, vul je in het relatiedossier van die klant in. 

Factuurdetail

Om factuurlijnen te maken, voegt AdminPulse registraties samen. Je kan de individuele registraties op verschillende manieren tonen op je factuur: 

• Geen: toont de registraties niet
• Op aparte pagina: zet de registraties op een aparte pagina in dezelfde PDF als de factuur zelf
• In aparte bijlage: zet de registraties in een apart bestand als de factuur zelf

Facturatie-e-mail

AdminPulse heeft verschillende opties om je facturen te verzenden.

Factuurvoorstellen kan je laten nummeren op een andere datum dan de datum waarop het voorstel werd aangemaakt. Als je de optie Automatisch verzenden van facturen die genummerd worden op ingegeven datum aanzet, zal deze factuur automatisch verzonden worden.
De functie van de verzendknop op de overzichtspagina van de facturen kan je kiezen met de optie Mail editor openen bij snelknop verzenden: de e-mail direct verzenden of eerst editeren.
In E-mailsjabloon: factuur verzenden kan je het sjabloon instellingen dat moet gebruikt worden om een factuur te verzenden. De inhoud van de sjablonen kan je aanpassen in de instelling E-mailsjablonen.

Vul achter "antwoorden aan" het e-mail adres in waarheen de ontvanger van de facturen vragen of opmerkingen kan sturen.

De e-mail waarin de factuur verstuurd wordt, kan een extra bijlage bevatten (de verkoopsvoorwaarden, bijvoorbeeld). Kies een bestand van je eigen computer dat telkens met elke factuur meegestuurd zal worden. Dit bestand zal in AdminPulse opgeslagen worden en in het vervolg meegestuurd worden met elke factuur.

Betalingsopvolging

Wil je controleren of je klanten hun facturen hebben betaald? In dit gedeelte kan je betalingsopvolging inschakelen. Vink het selectievakje aan naast "Betalingsopvolging activeren". Meer over betalingen toevoegen vind je hier.
Wil je dat AdminPulse automatisch herinneringen verzendt naar late betalers? Vink het vakje "Automatisch herinneringen versturen" aan en bepaal de regelmaat van de herinneringen in het scherm Instellingen Herinneringen.
Wil je dat de klant een e-mail ontvangt nadat hij heeft betaald? Schakel vervolgens 'Automatische bevestigingsmail bij geboekte betaling" in. Twee sjablonen zullen beschikbaar worden om je klanten te bedanken voor volledige of gedeeltelijke betaling. Deze kunnen worden aangepast op de pagina E-mailsjablonen.

Taakbeheer

Hier kan je instellen op welke manier tijdsregistratie vanuit het taakbord gebeurt. Lees hier meer over deze instelling. Ook het standaard prijslijstitem dat moet gebruikt worden bij deze registratie kan je hier kiezen. Lees hier meer over de prijslijst.

E-mailadres "antwoorden aan/CC/BCC"

• Bij het verzenden van e-mails vanuit AdminPulse kan u bepalen welk "antwoorden aan/reply to adres" u wenst te gebruiken, alsook het automatisch toevoegen van een CC / BCC adres. Dit kan zowel op een algemeen niveau, als specifiek voor taken en facturen.

• Indien bovenstaande emailadressen bij "antwoorden aan" leeg worden gelaten zal het ingegeven e-mailadres van het Eigen Bedrijf worden gebruikt als "antwoorden aan".

Documenten

• Hier kan je een connectie opzetten om gebruik te maken van digitaal handtekenen. 
• Enkel maar gebruikers met een rol hebben die toegang geeft tot de facturatiemodule kunnen de facturen daar raadplegen. Hier heb je ook de optie om aan gebruikers zonder toegang tot de facturatiemodule de facturen zichtbaar te maken via het documentenscherm 

Kwaliteitstoetsing

Je kan zelf instellen welke onderdelen van de kwaliteitstoetsing je wilt opvolgen in AdminPulse. 

Er werd ook een verschil gemaakt tussen de ingegeven volmachten en of er een getekende volmachtbrief geregistreerd staat. Zo kan je zowel de volmachten als de volmachtbrief apart opvolgen. 

Opgelet indien je meerdere Eigen Bedrijven hebt: deze instellingen gelden voor elk Eigen Bedrijf. Je kan dit niet apart instellen.