Documenten toevoegen

Inleiding

Documenten opladen kan op verschillende manieren

• Drop zone via documenten
• Drop zone via relatie fiche
• Mail naar ‘Documenten’
• Dropbox

Drop zone via documenten

Om documenten toe te voegen sleep je ze gewoon naar de ‘Drop zone’ of klik je daar op bladeren. Je kan een aantal documenten tegelijk toevoegen of zelfs een hele map naar de dropzone slepen en iets anders doen terwijl de documenten verwerkt worden.

Tip: Je kan een document ook ineens in de juiste map slepen, zo worden ook de juiste labels toegevoegd. Zie Mappen en Labels.

Wanneer de upload voltooid is, probeert AdminPulse elk document te identificeren. Dit proces herken je aan de status Identificatie.

Zodra dit proces is voltooid, krijgt het document de status Herkend of Niet herkend.

AdminPulse zal voor elk document een actie voorstellen in de actieknop rechts, die afhangt van het type van het document. Klik op de knop zelf om de voorgestelde actie uit te voeren, klik op het pijltje om een andere actie te kiezen.

Voor een document dat herkend wordt zal een specifiekere actie voorgesteld worden, afhankelijk van het type. Voor deze documenten kan AdminPulse ook zelf afleiden aan welke relatie het gelinkt moet worden.

Welke bestanden reeds herkend worden en welke acties daar aan gekoppeld worden ontdek je in Documentherkenning.

Drop zone via relatie fiche

Indien u bepaalde documenten wil opladen voor een bepaalde relatie kan dit eenvoudig door een document te slepen naar de relatie fiche.

Mail naar ‘Documenten’

Een andere manier waarop je documenten kan toevoegen is door ze te mailen naar het daarvoor ingestelde mailadres. Hiervoor moet je eerst onder Instellingen > Algemene instellingen een prefix ingeven voor dit e-mailadres.

• Als hier een e-mail adres is ingesteld komen alle mails die daarnaar gestuurd worden automatisch in Documenten terecht. Aan mails die je naar je klanten stuurt kan je dit adres dus toevoegen als tweede mailadres of in ‘cc’ om ze snel aan Documenten toe te voegen.
• Als de klant dan antwoordt ‘naar alle’, zal ook zijn antwoord automatisch in Documenten opduiken, anders moet je dat antwoord nog even doorsturen.
• Ook de bijlagen die bij deze mails zitten komen in Documenten terecht.

Dropbox

Een andere manier om documenten toe te voegen is via Dropbox. Al de documenten die je dan in een ingestelde Dropbox folder plaatst, worden dan automatisch toegevoegd. Hoe je dat configureert lees je in dit artikel.