Documenten zoeken (Filteren, zoeken en overzicht)

Inhoud

• Filters
  • Algemeen
  • Mogelijke filters
• Overzicht

Filters

Algemeen

Bovenaan staan allerlei filters die je kan instellen om de lijst van documenten te beperken. Zo kan je enkel de documenten tonen van een bepaalde relatie, van een bepaalde periode, van een bepaald type en/of een bepaalde verwerkingsstatus.

Opgelet: Er wordt enkel gezocht onder de documenten met de labels die geselecteerd zijn in het linker deel van het scherm. Meer daarover in het onderdeel Mappen en Labels. Als je terugkomt naar het scherm Documenten is de selectie van de vorige keer nog actief.

Mogelijke filters: 

• Zoek relatie: typ hier (een deel van de) naam van de relatie om enkel de documenten gelinkt aan deze relatie te zien. 
• Zonder relatie: kijk gemakkelijk na of er nog documenten zijn die momenteel niet gelinkt zijn aan een relatie
• Meerdere relaties: zo krijg je de documenten die aan meer dan één relatie gekoppeld zijn
• Eigen bedrijven: indien je gebruik maakt van meerdere Eigen Bedrijven kan je op een bepaald Eigen Bedrijf filteren
• Gemaakt door: filter op de medewerker die het document heeft toegevoegd 
• Van - tot: kies zelf een begin- en einddatum waarop je wilt filteren
• Deze maand - dit kwartaal - jaarfilters -alle: voorgedefinieerde filters die op een bepaalde periode filteren
• Zoek document:  hiermee kan je snel een een specifiek document zoeken. Je kan hier (een deel van) de documentnaam ingeven 
• Type: filter op een bepaald type document
• Status: 
  • Herkend: het document werd automatisch herkend door AdminPulse
  • Identificatie: AdminPulse probeert het type van het document te herkennen
  • In verwerking: AdminPulse verwerkt de gegevens op het document (zoals bv. het afvinken van de deeltaken indien van toepassing)
  • Niet herkend: het document kan niet herkend worden door AdminPulse
  • Niet van toepassing: documenten die in AdminPulse gecreëerd werden, zoals bijvoorbeeld facturen, e-mails, volmachten of opdrachtbrieven. Hiertoe behoren ook de voorbeeldtemplates die al standaard in AdminPulse zitten. Al deze documenten kan je ook opvragen in het documentenscherm. 
  • Verwerkt: het document werd herkend door AdminPulse of een niet-herkend document werd manueel aangepast
• E-mail status: 
  • Afgeleverd: de e-mail werd afgeleverd 
  • Afleveren mislukt: de e-mail kon niet afgeleverd worden. Dit kan voorvallen als er een probleem is bij de mailbox van de persoon die de mail ontvangt. Deze kan bvb te vol zijn. 
  • Geopend: de e-mail werd geopend
  • Niet geopend: hiermee kan je gemakkelijk filteren op de e-mails die nog niet geopend werden door de ontvanger (dit omvat zowel de niet-afgeleverde mails als de afgeleverde mails die nog niet geopend werden)
• Status handtekening: 
  • Geen handtekening: er werd nog geen verzoek om te handtekenen verstuurd
  • Handtekening nodig: document bevat nog geen handtekening
  • Ingetrokken: er werd een verzoek gestuud om te handtekenen dat daarna weer werd ingetrokken
  • Vervallen: het verzoek om het document te handtekenen is vervallen
  • In afwachting: er is een verzoek verstuurd om het document te handtekenen
  • Gefaald: het verzoek om te handtekenen kon niet verstuurd worden
  • Geweigerd: de persoon aan wie gevraagd werd om te handtekenen heeft het document niet willen handtekenen
  • Getekend: het document werd getekend
• Met documentlabels: zoek op documenten met één of meerdere documentlabels
• Zonder documentlabels: zoek documenten die één of meerdere documentlabels NIET bevatten

Overzicht

Onder de balk met filters staat het overzicht van de documenten. Hier zie je steeds de lijst van de documenten die binnen de ingestelde filters vallen. Door te klikken op de kolomnaam kan je de sortering omdraaien.

Met een klik op de actieknop start je de actie die voorgesteld wordt op de knop. Andere acties kan je kiezen via het menu dat je opent met een klik op het pijltje. In het onderstaande voorbeeld is het document aan een relatie linken de voorgestelde actie, maar via het pijltje zijn ook Openen en een nieuwe to-do maken beschikbaar.