Het relatiedossier

In het relatiedossier bewaar je alle gegevens betreffende de klant.

Open een relatiedossier door een relatie te kiezen uit de lijst (Relatiedossiers > Relaties), een naam in te geven in de zoekbox linksboven of te klikken op een van de recent geopende relaties daaronder. Hoe je een relatiedossier opent vanuit andere pagina's in AdminPulse lees je hier.

Als het relatiedossier opent, zie je bovenaan een blauwe balk met enkele relevante gegevens.

Klik op het telefoonicoon om de relatie meteen via Skype (of een andere VoIP app) te bellen. Je kan ze ook meteen een e-mail sturen via het enveloppe-icoon. Als dit niet werkt, vind je gedetailleerde instructies over hoe je dit kan instellen in de FAQ. De communicatiegegevens die hier worden getoond, zijn de gegevens in het vak Communicatie > Communicatiekanalen die gemarkeerd zijn met een zwart sterretje.

Een klik op Onbetaalde facturen brengt je rechtstreeks naar de openstaande facturen van die klant. Volledigheid dossier geeft aan welke gegevens nog ontbreken om het dossier te vervolledigen. Klikken op Aantal documenten brengt je naar de documenten van die relatie die zich reeds in AdminPulse bevinden.

Het relatiedossier kan uit een verschillende aantal vakken bestaan, afhankelijk van de status en het type van de relatie. Deze vakken zijn:

• Identificatie
• Gelinkte relaties
• Communicatie
• Facturatie
• Accountant info
• Taakbeheer
• Legaal
• Anti-witwas
• UBO

Identificatie

In het vak Identificatie vind je een aantal algemene gegevens over de relatie terug.

Enkele specifieke velden:

• Status: De status geeft het soort relatie aan. Je hebt hier keuze tussen een Prospect, een Klant, een Eigen bedrijf of Andere. Relaties waar je gegevens van bijhoudt omdat ze contactpersonen voor andere dossiers zijn zet je best op Andere.

• Type relatie: Bedrijf / Eenmanszaak / Persoon.

• Dossierverantwoordelijke / Dossiermedewerker: Hier kan je aangeven wie voor dit dossier deze profielen invult. Taken kunnen dan ook automatisch aan deze mensen toegekend worden vanuit de Taaksjablonen.

• Teams: Deze instelling laat je toe om medewerkers toegang te geven tot bepaalde relaties door ze onder te brengen in de juiste teams. Meer over teams.

• Korte / commerciële naam: De "onofficiële" naam die je zelf aan je klanten kan geven.

• Taal: Taal van de relatie.

• Einddatum relatie: Als er niet langer prestaties geleverd mogen worden voor een relatie, stel je de einddatum in. Vanaf...

• Nr. Boekhouding: De referentie naar dit dossier in je boekhoudpakket. Dit nummer is belangrijk bij het exporteren van facturen.

• Labels: door het toekennen van labels kan je een relatie indelen in groepen.

• Opmerking: Hier kan je vrije opmerkingen noteren.

• Externe links: Via deze links kan je de gegevens van die relatie in de KBO, het Staatsblad, de NBB en Companyweb opzoeken.

Gelinkte relaties

In dit vak link je andere relatiedossiers aan deze relatie. Om een relatie te linken, klik je op het +-icoon onderaan. De aard van de link kan zijn: contact, partner, controle door andere middelen, begunstigde, lasthebber, bedrijfsleider, aandeelhouder of auditeur. Voor een contact kan je aangeven dat het het belangrijkste contact is met het zwarte sterretje. Dit contact wordt ook bovenaan in de blauwe balk getoond. Aandeelhouders, bedrijfsleiders en controle door andere middelen spelen ook een rol bij de UBO-berekening.

     

Communicatie

Communicatiekanalen

Hier zet je alle manieren waarop je deze relatie kan bereiken. Mogelijke communicatiekanalen die je kan toevoegen zijn adres, e-mail, telefoon, sociale media, mobiel en postbus.

 

Communicatie-instellingen

Als er communicatiekanalen zijn ingegeven, kan je hier instellen welk kanaal waarvoor wordt gebruikt. Stel hier in naar welk adres de facturen moeten verzonden worden. Dit adres wordt dan standaard gebruikt maar kan altijd nog gewijzigd worden. Ook voor taakbeheer kan je hier een e-mailadres opgeven. Dit zal dan gebruikt worden bij deeltaken van het type e-mail. Voor andere communicaties kies je hier eveneens de standaard communicatie-instelling.

Facturatie

Dit vak is alleen zichtbaar bij relaties met de status Klant.

Bovenaan zie je een samenvatting van wat je nog kan factureren.

Daaronder zie je het vak voor de factuurgegevens en instellingen van deze klant. Gegevens die hier worden meegegeven gelden enkel voor deze relatie. Enkele waarden kan je instellen op Gebruik de algemene instelling. Hiervoor wordt dan de waarde gebruikt zoals ingesteld in de Algemene instellingen.

Ook de klantkorting kan hier ingesteld worden. Lees hier meer over deze klantkorting. Tijdens het maken van een factuur kan je die nog wijzigen.

Bij prijstabel kan je een label instellen. Zo koppel je deze relatie aan een bepaalde prijstabel zoals ingesteld onder Registratie > Prijstabellen.

Als je een tekst op elke factuur voor deze klant wil zetten, vul je Tekst op factuur in. Bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van BTW overeenkomstig art. 39bis W. BTW”.
Een tekst die je op al je facturen wil zetten voor al je klanten (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!"), vul je in onder Algemene instellingen > Factuur PDF creatie > Tekst op factuur.

In het vak eronder kan je de facturatieplanning instellen voor deze relatie. Meer info hierover vind je in dit artikel.

Maak je voor een klant geregeld dezelfde registratie (abonnementskosten,...) dan kan je deze in het vak Geplande registraties instellen.

Een geplande registratie toevoegen kan via de +-knop. In de modal die opent kies je een schema en de gewenste data van de planning. Kies een Prijslijst item type en vul de gegevens in. Klik op Opslaan en de registratie zal automatisch op het gegeven tijdstip worden uitgevoerd. Via het info-icoontje kunnen de volgende data geraadpleegd worden waarop deze geplande registratie zal uitgevoerd worden. Hier kan je ze ook wissen.

 

Accountant info

In dit vak kan je alle informatie invullen betreffende de fiscaliteit en BTW. Hier kan je ook volmachten  toevoegen of een volmachtbrief uploaden. Ook opdrachtbrieven kunnen hier opgesteld of geüpload worden. Meer over opdrachtbrieven vind je hier. De documenten die je hier toevoegt, worden bewaard in het DMS (document management system) van AdminPulse

 

Taakbeheer

In dit vak kan je voor deze relatie verschillende taakschema's toevoegen in één keer. Klik op de knop Gebruikelijke taakschema's toevoegen. In de modal die verschijnt, zie je een lijst van de taaksjablonen. Verwijder diegene die je niet nodig hebt en klik op Opslaan. De taken zullen aangemaakt worden voor deze relatie en op het taakbord verschijnen. Meer over taakbeheer vind je in deze sectie.

 

Legaal

In dit vak kan je alle legale gegevens invullen betreffende de klant. Over de oprichting van zijn bedrijf, zijn missie, over de jaarrekening en de algemene vergadering. De datum van de volgende algemene vergadering kan je automatisch laten berekenen.

 

Anti-witwas

In dit vak kan je een anti-witwasprofiel laten opstellen voor de klant en de documenten laten opmaken en downloaden.

UBO

In dit vak kan je de UBO berekening laten uitvoeren. Meer info hierover in dit artikel.