Verrichtingen & betalingen

Inleiding

Je kan op verschillende manieren de betalingen opvolgen in AdminPulse: 

• via het scherm Verrichtingen (menu Facturatie)
  • Verrichtingen toevoegen:
    • manueel een verrichting toevoegen
    • een CODA-bestand opladen
    • een koppeling met Codabox
  • Verrichtingen verwerken
    • manueel verrichting aan de factuur linken
    • klikken op auto-link 
    • automatisch verrichtingen linken
• via de betalingsknop achter een factuur in het scherm van de Facturen

Om deze functies te kunnen gebruiken, moet je betalingsmonitoring inschakelen op de pagina Algemene Instellingen.

 

Via het scherm Verrichtingen (menu Facturatie)

Wanneer betalingsopvolging is ingeschakeld, wordt het item verrichtingen weergegeven in het menu Facturatie.

Als je op dit item klikt, wordt een nieuwe pagina geladen waarop je een overzicht van alle openstaande en afgesloten verrichtingen ziet en aan de linkerkant alle onbetaalde facturen.

Verrichtingen toevoegen: 

Manueel een verrichting toevoegen

• Door handmatig nieuwe verrichtingen toe te voegen via de knop Toevoegen links onderaan

Een CODA-bestand opladen

Een CODA-bestand is een elektronisch bestand dat de verrichtingen van een bankrekening bevat. Dit bestand heeft het formaat  .cod, .dat, .bc2 of .txt. Je kan dit bestand opladen via het documentenscherm.

Let op: als je meerdere Eigen Bedrijven gebruikt in AdminPulse, moet je het CODA-bestand opladen voor het correcte Eigen Bedrijf. 

Een koppeling met Codabox

Verrichtingen kunnen ook automatisch toegevoegd worden door een koppeling op te zetten met Codabox

 

Verrichtingen verwerken

Manueel verrichting aan de factuur linken

Elke verrichting kan worden gekoppeld aan een onbetaalde factuur, kan worden bewerkt of worden verwijderd met behulp van de knoppen achteraan. Als een transactie aan een factuur is gekoppeld, kan deze niet meer worden verwijderd.

Klik op Link verrichting om een verrichting (of een deel ervan) te koppelen aan een onbetaalde factuur om de betaling te registreren. Er wordt een venster geopend waarin je de factuur kan selecteren en het bedrag kan kiezen dat moet worden betaald. Klik op de knop Opslaan en de factuur wordt gemarkeerd als volledig of gedeeltelijk betaald. Overeenkomstig wordt het open bedrag van de verrichting verlaagd met het uitgegeven bedrag.


Andersom kan je een onbetaalde factuur vanaf de linkerkant naar een transactie slepen om deze te koppelen. Hetzelfde venster wordt geopend om het te betalen bedrag te kiezen. Je ziet dat de factuur wordt betaald (als je ervoor kiest om deze volledig te betalen) en het openstaande bedrag van de transacties wordt dienovereenkomstig verlaagd.

Klikken op auto-link 

Klik op automatische koppelingstransacties om AdminPulse zelf te laten zoeken naar een factuur die aan een verrichting kan worden gekoppeld. Als er een overeenkomst tussen bedragen wordt gevonden, wordt er voor elke match een suggestie voor een link gemaakt.

Je kan de verrichting altijd uitklappen om te zien welke koppelingen gemaakt zijn voor deze verrichting. Het is ook mogelijk om de link te verbreken en de factuur opnieuw te markeren als onbetaald.

Automatisch verrichtingen linken

Je kan ervoor kiezen om AdminPulse zelf verrichtingen te koppelen aan de openstaande facturen door middel van de volgende instelling in de Algemene Instellingen: 

Via de betalingsknop achter een factuur in het scherm van de Facturen

Klik op de knop om een betaling aan een factuur toe te voegen en een venster wordt geopend.

Je kan dan een volledige of gedeeltelijke betaling voor een factuur invoeren. Er zijn twee opties om een betaling te registreren:

• via een bankverrichting
• via een link met een creditnota

Aan de bovenkant van het venster zie je de factuur en het openstaande bedrag.
In het geval van een bankverrichting kies je vanaf welke rekening je wil betalen, voer de IBAN en BIC van de begunstigde in, kies de uitvoeringsdatum, voer het gewenste bedrag in (het volledige bedrag wordt voorgesteld maar je kan dit altijd wijzigen), en voeg indien nodig een opmerking toe. Klik op de knop Opslaan om de transactie op te slaan.

Als je creditnota's hebt, kan je deze koppelen aan de factuur om een betaling te registreren. Als u op het tabblad 'Een tegoed koppelen' klikt, zoekt AdminPulse automatisch naar beschikbare creditnota's en doet een voorstel. Je kan dit altijd veranderen. Voer het gewenste bedrag en een mogelijke opmerking in. Klik op de knop "Opslaan" om de transactie op te slaan.

Let op: deze acties voert de daadwerkelijke betaling niet uit, je kan ze alleen registreren om de betalingen voor een factuur op te volgen.

Betaling verwijderen / loskoppelen van een factuur

Het loskoppelen van een betaling kan eenvoudig via het factuur detail; Acties > Verwijder link