Syneton Exact Connector - Configuratie

Informatie

Versie 1 van Syneton Exact Connector. Binnen deze versie is er geen verdere interface binnen Admin-Consult voorzien.

Deze applicatie zal facturen inboeken in exact online, enkel voor het bedrijf dat correct geconfigureerd is. Volgende klantgegevens worden vanuit Admin-Consult/IS gekopieerd naar Exact:

• Name
• Language
• AddressLine1, AddressLine2, Postcode, City, Country
• VATNumber
• Currency
• Phone, Fax, Email
• Remarks
• ChamberOfCommerce
• Website

Bij installatie wordt er een taak aangemaakt via de Windows task scheduler die elke dag om 20u loopt. Wil zeggend at de facturen die klaar staan in de 'genummerde facturen' binnen Admin-IS/Admin-Consult de dag nadien gesynced moeten zijn.

 

Je kan dit controleren door de dag nadien te gaan nakijken in de stap 'Te exporteren', wanneer daar alle facturen nog staan is de kans groot dat de Windows taak niet gelopen heeft. Vraag aan uw ICT beheerdre om dit na te kijken.

 

Wanneer er een aantal facturen verdwenen zijn maar niet allemaal, zijn er bepaalde gegevens niet in orde. Dit ofwel in Admin-IS/Admin-Consult ofwel in Exact Online.

 

Kijk ofwel even de log na in de map \\SERVERNAAM\Admin-Consult\Syneton Exact Connector\logs.

Vraag deze eventueel op aan uw ICT beheerder of kijk deze na op uw pc.

 

In de log krijg je meer info te zien over wat er fout liep. Kan u de log zelf niet analyseren? Stuur dan een mailtje naar [e-mail] en voeg deze log even toe als bijlage. Wij bekijken deze dan even voor u.

Alvorens de Syneton Exact Online Connector te gebruiken, moeten er enkele zaken nagekeken of ingesteld worden.

• Opdat beide programma’s elkaar probleemloos zouden begrijpen, moet vertrokken worden van eenzelfde ID voor bestaande klanten in zowel Admin-Consult/IS als in Exact Online. Dit om dubbele creatie van klanten te voorkomen. In Admin-Consult/IS heet dit “ID in de boekhouding” en in Exact Online de ”Boekhoudcode”. In Admin-Consult/IS kan je deze vinden in het relatiedossier: open een relatie en ga naar Algemeen > Identificatie > ID in boekhouding. Vul hier hetzelfde getal in als de Boekhoudcode in Exact Online en klik op Opslaan. Zo bent u zeker dat de Syneton Connector de juiste mapping hanteert bij de uitwisseling van gegevens met Exact Online. Kijk dit zeker na alvorens u de Syneton Connector voor de eerste keer opstart.

Na  installatie en nazicht van bovenstaander ga je de SynetonExactOnline.exe uitvoeren.  Dit kan ofwel op de server waar de taak loopt of op uw pc als je de bestanden daar hebt staan. Wens je het programma op uw pc kopiëer dan even de folder vanop de server op uw eigen pc.

• Daarna mag u de Syneton Exact Online Connector opstarten. In deze tool moeten enkele parameters van Admin-Consult/IS en Exact Online op elkaar afgestemd worden om fouten in de synchronisatie te vermijden. Kies het bedrijf waarvoor u wil synchroniseren en klik linksboven op “Open settings”.

Opgelet! Je zal enkel gegevens kunnen koppelen die op dat moment geldig zijn. M.a.w, indien er na de eerste mapping bedrijven, grootboekrekeningen, betalingstermijnen bijkomen. Dan zal dat nadien nog eens moeten geconfigureerd worden voordat de sync correct kan werken. 

Dan krijg je bij een eerste startup volgend scherm:

Hier moet de gebruiker zijn gebruikersnaam en wachtwoord van Exact Online invullen. Vervolgens krijg je het scherm waar je de bedrijven in Admin-Consult/IS kan koppelen met de divisies in Exact Online. In onderstaand voorbeeld is het bedrijf Syneton BVBA gekoppeld aan Bedrijf 2 in Exact. Indien de klant enkel klantgegevens wenst te kopiëren is dit voldoende.

• Sync All: zal alle klantgegevens en facturen/kredietnota’s indien correct geconfigureerd kopiëren.
• Reset sync date: dit zal de laatste synchronisatie datum resetten, zodat alle klanten (ook de niet gewijzigde of nieuwe klanten) opnieuw kunnen gekopieerd worden.
• Reset All: Dit zal ALLE instellingen verwijderen en de gebruiker krijgt opnieuw het loginscherm.
• Cancel: Zal de huidige synchronisatie stoppen.

Open vervolgens de 'Settings': Dit zal het instellingenscherm voor het geselecteerd bedrijf openen.

Deze gegevens dienen allen gekoppeld te worden alvorens het programma de facturen/kredietnota’s zal/kan inboeken in Exact. De gegevens worden bewaard bij het sluiten van het scherm.

OPGELET
De betalingsvoorwaarden zijn die van de huidige in te boeken facturen. Het kan dus zijn dat in uitzonderlijke gevallen, er een nieuwe code bijkomt en zal je opnieuw even de configuratie tool dienen op te starten en de juiste mapping maken.

De synchronisatie

Zodra alle parameters zijn ingevuld, kun je op de sync all knop klikken:

• Er wordt eerst gecontroleerd of er reeds klanten van Syneton een link hebben in Exact.
• Alle nieuwe en gewijzigde klanten zullen gekopieerd worden naar Exact.
• Alle facturen/kredietnota’s die nog niet geëxporteerd zijn worden ingeboekt in Exact.
• Indien een klant in Admin-IS/Admin-Consult geen boekhoud ID heeft, zal deze in Exact aangemaakt worden. Dit is handig aangezien  u enkel in Admin-Consult/Admin-IS de klant hoeft aan te maken. Maar indien deze ook al bestaat in Exact, dan komt deze helaas dubbel te staan in Exact zelf. Overloop dus best voor de eerste Sync of alle boekhoud ID's ingevuld staan in Admin-IS/Admin-Consult; Zorg er ook steeds voro dat bij een nieuwe klant deze wordt ingevuld. Het is ook mogelijk om via maatwerk dit via ons te laten automatiseren indien het ID enkel uit cijfers bestaat en steeds met 1 verhoogd moet worden.

Mogelijke syncfouten:

Wrong Cliënt Type  > Kijk in Exact na of de relatie wel als 'klant' aangeduid staat.