Inleiding

Het is mogelijk om de facturen elke x tijd te laten exporteren naar Exact Online. Dit zonder manuele tussenkomst.

Alvorens de Syneton Exact Online Connector te gebruiken, moeten er enkele zaken nagekeken of ingesteld worden.

Opdat beide programma’s elkaar probleemloos zouden begrijpen, moet vertrokken worden van eenzelfde ID voor bestaande klanten in zowel Admin-Consult/IS als in Exact Online. Dit om dubbele creatie van klanten te voorkomen. In Admin-Consult/IS heet dit “ID in de boekhouding” en in Exact Online de ”Boekhoudcode”. In Admin-Consult/IS kan je deze vinden in het relatiedossier: open een relatie en ga naar Algemeen > Identificatie > ID in boekhouding. Vul hier hetzelfde getal in als de Boekhoudcode in Exact Online en klik op Opslaan. Zo bent u zeker dat de Syneton Connector de juiste mapping hanteert bij de uitwisseling van gegevens met Exact Online. Kijk dit zeker na alvorens u de Syneton Connector voor de eerste keer opstart.
Daarna mag u de Syneton Exact Online Connector opstarten. In deze tool moeten enkele parameters van Admin-Consult/IS en Exact Online op elkaar afgestemd worden om fouten in de synchronisatie te vermijden. Kies het bedrijf waarvoor u wil synchroniseren en klik linksboven op “Open settings”.

Stel de BTW-codes in, in de volgorde zoals ze in Admin-Consult/IS staan in het algemeen dossier van dit bedrijf (Dossier > Algemeen > Identificatie > BTW en boekjaar).
Stel het dagboek in voor facturen en creditnota’s zoals ze in Exact Online staan.
Map de juiste betalingsvoorwaarden tussen Admin-Consult/IS en Exact Online.

Als een factuur reeds manueel in Exact Online is ingebracht, dan moet deze als “geëxporteerd” worden aangevinkt in Admin-Consult/IS, anders zal ze dubbel gecreëerd worden. Dit doet men in Admin-Consult/IS door één of meerdere facturen te selecteren in Facturatie > Exporteren. Klik op Opslaan. De Exporter die dan wordt opgestart, mag u gewoon afsluiten. U zult zien dat de facturen in Admin-Consult/IS als “geëxporteerd” staan.
Enkel de klanten in Admin-Consult/IS waar effectief een factuur op is geboekt, worden geëxporteerd. De facturen zelf worden mee gesynchroniseerd in pdf-formaat. Klanten waar nog geen factuur aan gekoppeld is, zullen niet worden gesynchroniseerd met Exact Online.

System requirements voor de Syneton Exact Online Connector