Hoe kan ik documenten toevoegen aan Admin-DMS?

Algemeen

Elk document dat je toevoegt aan Admin-DMS wordt gekoppeld aan:

• tenminste één relatie, project (Admin-Consult), medewerker, extern adres, eigen bedrijf
• een categorie
• tenminste één sleutelwoord

Werkwijze vanaf versie 4.0.10.1

Definitie:

Document herkend: Er staat een definitie ingesteld (Handeling definition) in Admin-IS/Admin-Consult voor dat type van document (ontvangstbewijzen) Zie ook dit artikel.

Wanneer je een document toevoegt, zal DocumentAnalyser eerst proberen om het document te herkennen en te verwerken. Daarbij zijn er 2 mogelijke resultaten.

 

Het document wordt niet herkend of het document wordt wel herkend maar er bestaan geen 'handeling definitions' >  het oude vertrouwde 'add to DMS' scherm zal openen waarbij je de keuze hebt waar op te slaan.  Wanneer er een document herkend wordt zal ook meteen de klant geselecteerd worden.

Het document wordt herkend en voor dit type is er een configuratie (handling definition) ingesteld in Admin-IS / Admin-Consult. Het document wordt automatisch toegevoegd aan de klant en je krijgt daar een rapport van. Indien het document niet zou kunnen toegevoegd worden, dan krijg je in dat rapport de melding van wat er precies niet lukte. (Klant niet gevonden, taak niet gevonden, probleem met tijdsregistratie).

Je hebt dan twee mogelijkheden. Je kan het probleem oplossen in Admin-IS / Admin-Consult. Daarna kan je op 'Opnieuw proberen' klikken. Of je kan 'verwijderen' om later eventueel opnieuw te proberen.

Een combinatie van 2 van bovenstaande resultaten kan uiteraard ook wanneer meerdere documenten worden toegevoegd. In dat geval ga je eerst de niet herkende documenten kunnen toevoegen, daarna worden de wel herkende documenten toegevoegd en krijg je hier een rapport van, waarbij je de onverwerkte documenten nog verder kan behandelen zoals hierboven beschreven.

 

Mocht er  toch ergens iets misgaan met documenten toevoegen, bv door een netwerkonderbreking, dan komen de documenten terecht onder de 'weesbestanden'.  Het is aangeraden om deze regelmatig na te kijken via Hulpmiddelen > Weesbestanden. Enkel een administrator heeft standaard toegang, maar hij kan andere profielen ook toegang bezorgen via Hulpmiddelen > Beveiliging. In het weesbestanden-scherm kan je documenten toevoegen via 'Eigenschappen aanpassen'.

 

 

 

1. Maak linksboven een keuze uit Relaties, Projecten (voor Admin-Consult gebruikers), Personeel, Bedrijven.
2. Duid in de lijst Klanten, Projecten, Personeel, Bedrijven diegenen aan waaraan je het document wenst te koppelen. Je kan de filter gebruiker of de naam in de zoekbalk typen.
3. Selecteer in de rechterhelft van het venster de categorie.
4. Duid daaronder de sleutelwoorden aan. Sleutelwoorden van een hoger niveau worden automatisch aangevinkt wanneer je sleutelwoorden op een lager niveau aanvinkt.
5. Vervolgens kan je ook nog vrije “documentinfo” ingeven, waar nadien ook op kan gezocht worden.
6. Als “Document vergrendelen” aangevinkt is, kan het document niet geopend worden en ook niet gewijzigd worden op de server. Een gelocked document moet altijd eerst naar jouw lokale harde schijf gekopieerd worden voordat je het document kan openen.
7. Het veldje “Publiek document” wordt gebruikt door Admin-Portal: een "Public" document is een document dat op Portal zichtbaar is voor de relaties aan wie het document gekoppeld is. Verder heeft dit veld geen invloed.
8. Je kan ook de status van een document aanduiden bij de keuzelijst "Status". Je bepaalt hier de status van jouw document. Gaat het om een draft versie of een finale versie? Is het document te klasseren of afgehandeld? Je kan deze statussen zelf bepalen bij hulpmiddelen > instellingen > Bestands-statussen.
9. Als je een start- en einddatum aan een document wilt koppelen (bijvoorbeeld bij contracten), vink je "stel een begin- en einddatum in" aan, en stel je vervolgens een start- en einddatum in. Deze start- en einddatum zijn bovendien kolommen die je zichtbaar/onzichtbaar kan zetten.

Voordat je een document toevoegt aan Admin-DMS kan je opvragen welke documenten recent bewaard zijn onder de geselecteerde relatie, het project, de medewerker of het bedrijf. Klik hiervoor op de knop 'Recente documenten tonen'.

Document toevoegen in Admin-DMS zelf

Open Admin-DMS. In het menu Bestand > Documenten opslaan in DMS of Ctrl + S om het venster te openen waar je documenten kan kiezen die je aan Admin-DMS wil toevoegen.

 

Faxen en scans toevoegen via DMS Capture

DMS Capture is een functie binnen Admin-DMS waarin je faxen en scans eerst kan bekijken voor je ze aan Admin-DMS toevoegt.

 

Document toevoegen vanuit Microsoft Office

Vanuit Word, Outlook, Excel en PowerPoint kan je rechtstreeks documenten opslaan in Admin-DMS.

Document opslaan vanuit Word, Excel en PowerPoint

Klik in de menubalk op Syneton
Klik daarna op de knop Add to Admin-DMS.

Admin-DMS vraagt je als welke extensie je dit document wenst op te slaan.Vervolgens kies je de relatie, categorie en sleutelwoord. Daarna kan je de nieuwe bestandsnaam ingeven. Het is erg belangrijk dat je hier een goede omschrijvende naam invoert, zodat je later in één oogopslag ziet welk document je hebt opgeslagen.
Als je een document opent in Admin-DMS, het document wijzigt en deze wijzigingen wil opslaan, moet je niet meer op de knop “Add to Admin-DMS” klikken. Het is voldoende dat je gewoon op “Opslaan” klikt omdat het document al in Admin-DMS geregistreerd is.

 

Document opslaan vanuit Outlook

Rechter muisklik op een e-mail en kies Add to Admin-DMS om de hele mail, inclusief alle bijlagen, in Admin-DMS op te slaan. Als je alleen de bijlagen wil opslaan, kiest je Add attachments to Admin-DMS

Document toevoegen via de Windows Verkenner

Open Windows Verkenner, selecteer de documenten die je wilt toevoegen en klik met de rechtermuisknop op één van de geselecteerde documenten.

Bestand toevoegen via Windows Verkenner