Hoe kan ik documenten toevoegen aan Admin-DMS?

Algemeen

In deze video worden de verschillende mogelijkheden om een document toe te voegen aan Admin-DMS getoond

 

Elk document dat u toevoegt aan Admin-DMS wordt gekoppeld aan verschillende zaken:

• aan tenminste één relatie, project ((Admin-Consult), medewerker, extern adres, eigen bedrijf
• aan een categorie
• aan tenminste één sleutelwoord

Kies klanten, een categorie en sleutelwoorden

1. Maak linksboven een keuze uit Relaties, Projecten (voor Admin-Consult gebruikers), Medewerkers, Externe adressen, eigen bedrijven.
2. Type naast de Search knop eventueel de naam van de Klant, het Project,... waaraan u het document wenst te koppelen en klik daarna op Search
3. Duid in de lijst Klanten, of Projecten, of... diegenen aan waaraan u het document wenst te koppelen
4. Selecteer in de rechterhelft van het venster de categorie
5. Duid daaronder de sleutelwoorden aan
6. Vervolgens kunt u ook nog vrije “document info” ingeven, waar nadien ook op kan gezocht worden.
7. Als “Lock document” aangevinkt is, kan het document niet geopend worden en ook niet gewijzigd worden op de server. Een gelocked document moet altijd eerst naar uw lokale harde schijf gekopieerd worden voordat u het document kan openen.
8. Het veldje “Public document” wordt automatisch aangevinkt (u kunt het ook weer afvinken) als één of meerdere keywords die publiek zijn, aan het document gekoppeld worden. Dit veld wordt gebruikt door Admin-Portal: een "Public" document is een document dat op Portal zichtbaar is voor de relaties aan wie het document gekoppeld is. Verder heeft dit veld geen invloed.
9. U kan ook de status van een document aanduiden bij de keuzelijst "State". U bepaalt hier de versie (state) van uw document. Gaat het om een draft versie of een finale versie? U kunt bovendien zelf versietypes toevoegen (via de Settings).
10. Als u een start- en einddatum aan een document wilt koppelen (bijvoorbeeld bij contracten), vinkt u "Enable dates" aan, en stelt u vervolgens een start- en einddatum in. Deze start- en einddatum zijn bovendien kolommen die u zichtbaar/onzichtbaar kunt zetten.

Voordat u een document toevoegt aan Admin-DMS kunt u opvragen welke documenten recent bewaard zijn onder de geselecteerde relatie, het project, de medewerker of het bedrijf. klik op de knop options en kies dan “View Recent Documents” (vanaf versie Admin-DMS 3.0.0).

Recent toegevoegde documenten

Resultaat "recent toegevoegde documenten"

U kunt via Admin-DMS ook meteen Todo’s aanmaken (vanaf versie Admin-DMS 3.0.0). klik op de knop “Options”, en kies “Create Todo”.

Todo maken

U maakt de todo op dezelfde manier als in Admin-IS / Admin-Consult.

Document toevoegen in Admin-DMS zelf

Open Admin-DMS. In het menu File klikt u op Save document to DMS.

Document toevoegen in Admin-DMS zelf

U kunt ook de toetsencombinatie CTRL - S gebruiken om Save document to DMS te starten.
Een venster opent waarin u de documenten kan kiezen die u aan Admin-DMS wilt toevoegen.

Als u zich in Admin-DMS in een bepaald dossier bevindt, dan zal dit al geselecteerd worden bij het toevoegen van een nieuw document.

 

Faxen en scans toevoegen via DMS Capture

DMS Capture is een functie binnen Admin-DMS waarin u faxen en scans eerst kunt bekijken voor u ze aan Admin-DMS toevoegt.

 

Document toevoegen vanuit Microsoft Office 2007, 2010 en 2013

Vanuit Word, Outlook, Excel en PowerPoint kunt u rechtstreeks documenten opslaan in Admin-DMS.
Office 2003 wordt niet meer ondersteund

 

Document opslaan vanuit Word, Excel en PowerPoint

Klik in de menubalk op Syneton
Klik daarna op de knop Add to Admin-DMS.

Admin-DMS vraagt u onder welke naam u het bestand wilt opslaan. Het is erg belangrijk dat u hier een goede omschrijvende naam invoert, zodat u later in één oogopslag ziet welk document u heeft opgeslagen.
Als u een document opent in Admin-DMS, het document wijzigt en deze wijzigingen wilt opslaan, moet u niet meer op de knop “Add to Admin-DMS” klikken. Het is voldoende dat u gewoon op “Opslaan” klikt omdat het document al in Admin-DMS geregistreerd is.

 

Document opslaan vanuit Outlook

Rechtklik op een e-mail en kies Add to Admin-DMS om de hele mail, inclusief alle bijlagen, in Admin-DMS op te slaan. Als u alleen de bijlagen wilt opslaan, kiest u Add attachments to Admin-DMS

Document toevoegen via de Windows Verkenner

Open Windows Verkenner, selecteer de documenten die u wilt toevoegen en klik met de rechtermuisknop op één van de geselecteerde documenten.

Bestand toevoegen via Windows Verkenner