Hoe kan ik documenten toevoegen aan Admin-DMS?

Werkwijze vanaf Admin-DMS versie 4.0.10.1 met ingeschakelde documentherkenning.
(Meer info over de DocumentAnalyser-integratie lees je in dit artikel)

Elk document dat je toevoegt aan Admin-DMS wordt gekoppeld aan:

• tenminste één relatie, project (Admin-Consult), medewerker, extern adres, eigen bedrijf
• een categorie
• tenminste één sleutelwoord

Inhoud

Documenten met definitie

     Het resultaten herkenning scherm

Documenten zonder definitie

     Het toevoegscherm

Documenten met én zonder definitie

Weesbestanden en onverwerkte bestanden

Documenten toevoegen

     In Admin-DMS

     Via DMS Capture

     Vanuit Microsoft Office

     Via Windows verkenner

Documenten met definitie

In Admin-IS / Admin-Consult kan je per type document een definitie (handling definition) instellen. Meer info in dit artikel. De documentherkenning (DocumentAnalyser-integratie in Marketplace van Admin-IS / Admin-Consult) zal de documenten proberen te herkennen en op basis van de ingestelde definities het bestand gaan verwerken. Dit wil zeggen dat het document aan een relatie (project), categorie en sleutelwoord gelinkt wordt en dat registraties en taken kunnen worden afgehandeld. Bij het toevoegen van deze documenten opent het resultaten herkenning scherm waar je een rapport vindt van de documenten die je tracht toe te voegen.

 

Het resultaten herkenning scherm.

Per document krijg je hier volgende info:

• Bestandsnaam
• Type. De DocumentAnalyser heeft het document herkend als dit bepaald type en voor dit type document zijn er definities ingesteld in Admin-IS / Admin-Consult.
• Toegevoegd door. De ingelogde gebruiker die het bestand heeft toegevoegd.
• Datum toegevoegd.
• Taskflow / DMS / Tijdsregistratie: bij een afgevinkt vakje werd dit onderdeel uitgevoerd. Een vol vlak wil zeggen dat dit onderdeel niet werd ingesteld. Bij een leeg vlak is dit onderdeel niet voltooid.
• Opmerking.
  
  • Document volledig verwerkt: het document kon correct worden herkend en afgehandeld.
  • Document reeds verwerkt: het document staat in Admin-DMS. De eigenschappen (relatie, project, sleutelwoord, categorie,..) kunnen worden aangepast door op 'eigenschappen aanpassen' te klikken. (Dit is enkel mogelijk indien je hier over voldoende rechten beschikt). Het toevoegscherm opent.
  • Klant met ondernemingsnummer xxx niet gevonden: dit ondernemingsnummer werd gevonden in het document, maar kon niet worden teruggevonden in Admin-IS / Admin-Consult
  • Klant xxx is niet actief: het document kon worden toegevoegd, maar de taskflow kon niet worden afgehandeld omdat de klant (of project) niet actief staat in Admin-IS / Admin-Consult.

Mogelijkheden in het resultaten herkenning scherm:

• Dubbel klikken op een lijn in dit scherm opent het document.
• Opnieuw proberen.  Als het document niet volledig verwerkt kon worden, kan je een aanpassing doen in Admin-IS / Admin-Consult om het probleem op te lossen. Klik je hier op 'Opnieuw proberen' dan gaat de documentherkenning het document opnieuw analyseren om het document opnieuw te gaan verwerken.
• Toevoegen. Het document kon niet worden verwerkt en er werd nog geen project of relatie toegekend. Je kan dit document toch nog toevoegen aan Admin-DMS via het toevoegscherm. Opgelet: indien er voor dat type document een taskflow of registratie staat ingesteld, gaat deze niet worden geregistreerd.
• Eigenschappen aanpassen. Het document zit reeds in Admin-DMS, maar de eigenschappen kunnen nog worden aangepast (indien de gebruiker voldoende rechten heeft). Je kan zo een extra sleutelwoord of relatie koppelen aan het document.
• Verwijderen. Het document wordt verwijderd uit het resultaten herkenning scherm en uit Admin-DMS. Je kan het bestand nog terugvinden in de prullenmand alvorens het definitief te verwijderen.

 

Documenten zonder definitie

Bij het toevoegen van documenten zonder definitie opent het toevoegscherm. Hier kies je de relatie/project, categorie en sleutelwoord. Als de documentherkenning een bestaande relatie in één van de documenten kon detecteren, dan staat deze relatie reeds aangevinkt in het toevoegscherm. Het hernoemscherm opent dan onmiddellijk.  Als je de documenten liever met andere eigenschappen (relatie, project, categorie, sleutelwoord,..) wil opslaan, dan sluit je het hernoemscherm en duid je de gewenste eigenschappen in het onderliggend scherm aan. 

Opgelet: bij het sluiten van het scherm of bij het klikken op de knop annuleren, zal het document niet worden toegevoegd aan Admin-DMS en zal het definitief verwijderd worden uit Admin-DMS.

Het toevoegscherm

• Maak linksboven een keuze uit Relaties, Projecten (voor Admin-Consult gebruikers), Personeel, Bedrijven.
• Duid in de lijst Klanten, Projecten, Personeel, Bedrijven diegenen aan waaraan je het document wenst te koppelen. Je kan de filter gebruiker of de naam in de zoekbalk typen.
• Selecteer in de rechterhelft van het venster de categorie.
• Duid daaronder de sleutelwoorden aan. Sleutelwoorden van een hoger niveau worden automatisch aangevinkt wanneer je sleutelwoorden op een lager niveau aanvinkt.
• Vervolgens kan je ook nog vrije “documentinfo” ingeven, waar nadien ook op kan gezocht worden.
• Als “Document vergrendelen” aangevinkt is, kan het document niet geopend worden en ook niet gewijzigd worden op de server. Een gelocked document moet altijd eerst naar jouw lokale harde schijf gekopieerd worden voordat je het document kan openen.
• Het veldje “Publiek document” wordt gebruikt door Admin-Portal: een "Public" document is een document dat op Portal zichtbaar is voor de relaties aan wie het document gekoppeld is. Verder heeft dit veld geen invloed.
• Je kan ook de status van een document aanduiden bij de keuzelijst "Status". Je bepaalt hier de status van jouw document. Gaat het om een draft versie of een finale versie? Is het document te klasseren of afgehandeld? Je kan deze statussen zelf bepalen bij hulpmiddelen > instellingen > Bestands-statussen.
• Als je een start- en einddatum aan een document wilt koppelen (bijvoorbeeld bij contracten), vink je "stel een begin- en einddatum in" aan, en stel je vervolgens een start- en einddatum in. Deze start- en einddatum zijn bovendien kolommen die je zichtbaar/onzichtbaar kan zetten.
• Voordat je een document toevoegt aan Admin-DMS kan je opvragen welke documenten recent bewaard zijn onder de geselecteerde relatie, het project, de medewerker of het bedrijf. Klik hiervoor op de knop 'Recente documenten tonen'.

 

Documenten met en zonder definitie

Je kan documenten waarvoor een definitie staat ingesteld samen met documenten waarvoor geen definitie is ingesteld gaan toevoegen. In dit geval krijg je eerst het toevoegscherm, waar je de documenten zonder defintie kan gaan toevoegen. Daarna opent het resultaten herkenning scherm, waar je het rapport krijgt van documenten waarvoor een definitie is ingesteld. De bestanden die niet volledig verwerkt werden, kan je vervolgens verder behandelen zoals beschreven in Documenten met definitie.

Weesbestanden en onverwerkte bestanden

Na het toevoegen van documenten wordt automatisch het scherm met onverwerkte bestanden getoond Indien je het toevoegscherm sluit of op 'annuleren' klikt wordt ook het weesbestanden-scherm getoond. Je kan er voor kiezen om de schermen geduren x-aantal dagen niet meer te tonen. De schermen kan je ook openen via het menu hulpmiddelen > weesbestanden of hulpmiddelen > onverwerkte bestanden.

Lees ook het artikel over het onverwerkte bestanden scherm.

Documenten toevoegen

In Admin-DMS

Open Admin-DMS. In het menu Bestand > Documenten opslaan in DMS of Ctrl + S om het venster te openen waar je documenten kan kiezen die je aan Admin-DMS wil toevoegen.

 

Via DMS Capture

DMS Capture is een functie binnen Admin-DMS waarin je faxen en scans eerst kan bekijken voor je ze aan Admin-DMS toevoegt.

 

Vanuit Microsoft Office

Vanuit Word, Outlook, Excel en PowerPoint kan je rechtstreeks documenten opslaan in Admin-DMS.

Document opslaan vanuit Word, Excel en PowerPoint

Klik in de menubalk op Syneton
Klik daarna op de knop Add to Admin-DMS.

Admin-DMS vraagt je als welke extensie je dit document wenst op te slaan.Vervolgens kies je de relatie, categorie en sleutelwoord. Daarna kan je de nieuwe bestandsnaam ingeven. Het is erg belangrijk dat je hier een goede omschrijvende naam invoert, zodat je later in één oogopslag ziet welk document je hebt opgeslagen.
Als je een document opent in Admin-DMS, het document wijzigt en deze wijzigingen wil opslaan, moet je niet meer op de knop “Add to Admin-DMS” klikken. Het is voldoende dat je gewoon op “Opslaan” klikt omdat het document al in Admin-DMS geregistreerd is.

 

Document opslaan vanuit Outlook

Rechter muisklik op een e-mail en kies Add to Admin-DMS om de hele mail, inclusief alle bijlagen, in Admin-DMS op te slaan. Als je alleen de bijlagen wil opslaan, kiest je Add attachments to Admin-DMS

Via de Windows Verkenner

Note: Sinds Windows 11 is het contextmenu waar de 'Add to DMS' knop zichtbaar is enkel beschikbaar voor selecties van 14 docs en minder. Dit is nieuw in Windows en kan niet door ons aangepast worden. Enkel door de systeembeheerder van uw omgeving. Zie ook : https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/windows-client/shell-experience/context-menus-shortened-select-over-15-files

Open Windows Verkenner, selecteer de documenten die je wilt toevoegen en klik met de rechtermuisknop op één van de geselecteerde documenten.

Bestand toevoegen via Windows Verkenner