Hoe kan ik een nieuwe query opmaken?

Algemeen

Eigen gemaakte query's vallen niet onder het support contract. Alle support op eigen gemaakte  query's is factureerbaar indien mogelijk!

 

De query is de zoekopdracht die aan een eventueel rapport gekoppeld is. Het is het opvragen van de ruwe data die dan verder kan verwerkt worden in de rapportering. Het opmaken van een query kan op manieren: via de interface van de rapportgenerator of via een rechtstreeks sql-statement.

U kan de rapportgenerator opstarten via het menu 'Rapporten > Rapportgenerator'. Van zodra de rapportgenerator geopend is, kan u dan kiezen voor 'Nieuwe Query'. Er zal dan een nieuwe, lege query aangemaakt worden, die standaard gebruik zal maken van de tabellen-interface van de generator.

Nieuwe query

Optie 1: de tabellen-interface

De beschikbare gegevens worden onderverdeeld in diverse tabellen. Deze tabellen weerspiegelen in grote lijnen de opdeling binnen de diverse schermen van Admin-Consult. Zo zal u alles wat u kan terugvinden in het identificatie tabblad van het permanente dossier kunnen terugvinden in de tabel project: Identificatie', de tijdsregistraties kan u terugvinden in de tabel 'Tijdsregistraties', ... Per taak zal u tevens een tabel terugvinden met daarin de diverse gegevens.

Om een of meerdere tabellen te gebruiken binnen de nieuwe query kan u de tabel selecteren in het overzicht en slepen naar het queryveld. In het queryveld krijgt u dan de verschillende kolommen die beschikbaar zijn binnen de geselecteerde tabel. Om deze kolommen effectief te gaan gebruiken binnen de nieuwe query kan u deze gewoon aanvinken.

In het algemene voorbeeld hebben we nood aan de volgende gegevens:

• de naam van het project
• de naam van de medewerker die de prestatie geleverd heeft
• de geleverde prestatie
• de datum van de prestatie
• de gespendeerde tijd
• de bijkomende omschrijving die eventueel werd meegegeven

De gegevens zijn terug te vinden in 2 tabellen, nl. 'project: identificatie' en 'Tijdsregistraties'. Het slepen van de tabellen en het selecteren van de kolommen geeft volgend overzicht. De rode lijn duidt aan dat er een (of meerdere) verband/link is tussen beide tabellen.

Selectie van gegevens

Onderaan kan u zien welke kolommen u effectief geselecteerd heeft en in welke volgorde deze in de resultaten van de query zullen verschijnen. Bijkomend kan u hier al een sortering (ASC of DESC) meegeven. De 'bovenste' sortering zal eerst uitgevoerd worden, dan pas de 'onderste'. In het voorbeeld wordt er eerst gesorteerd op de naam van de klant, dan op de naam van de medewerker.

Van zodra u nu klikt op het tabblad 'Resultaten' zal de query uitgevoerd worden en zal u de resultaten te zien krijgen. In het voorbeeld wil dit zeggen dat alle tijdsregistraties worden op opgevraagd en gesorteerd worden weergegeven. Opgelet, dit kunnen heel veel gegevens zijn en kan dus lang duren. Deze query dient dus verder verfijnd te worden met een aantal selectiecriteria of variabelen. Het toevoegen van deze variabelen kan via de knop 'variable definiëren':

Geef een naam aan uw variabele en kies het juiste type mee en klik op 'ok' of voeg eventueel nog extra variabelen toe.

Number = numerieke waarde

String = Tekst

Date = Datum

Number list = Lijst van numerieke waardes

String list = Lijst van tekstuele waardes.

Nadien kan u in uw 'criteria' rechts klikken op de lijn naar keuze en kiezen voor 'variable'

Resultaat in uw criteria:

Wanneer u de query uitvoert door te klikken op 'resultaat' gaat u een pop-up krijgen om een waard in te geven voor uw variabele. Wanneer u later deze query verwerkt in een rapport kan dat dmv een date picker of selectielijst (drop-down).

Resultaat:

Op dit moment is de basis-query af en dient deze dus bewaard te worden. Hiervoor kan u in de linker navigatie klikken op 'Bewaar query'. Het programma zal een naam voor de query vragen alsook de onderverdeling waar dit dient onder bewaard te worden. Klik op 'OK' om deze gegevens te bewaren. Van zodra de query bewaard is, kan u deze query exporteren, wijzigen of verwerken in een rapport (zie gerelateerde artikels)

Optie 2: Via een sql-statement

Binnen Admin-IS/Admin-Consult is het mogelijk om rechtstreeks te werken met een sql-statement. U gaat dan niet meer werken op basis van de voorgedefinieerde tabellen en kolommen, maar u kan zelf rechtstreeks de database aanspreken voor uw zoekopdrachten. Deze sql-statement kunnen op aanvraag (maatwerk) ook door Syneton voorzien worden.

Om te werken via een sql-statement dient u na het openen van een nieuwe query in de linker navigatie te klikken op 'SQL wijzigen'. Het veld 'Syntax' zal actief worden, waarna u daar het statement kan in plaatsen.

SQL wijzigen

Opgelet: van zodra u hier gekozen heeft voor het wijzigen van de SQL kan u niet langer gebruik maken van de standaard tabellen!

Na het plaatsen van de SQL kan u dan via de gewone weg de query bewaren.