What's new in Admin-DMS version 4.0.0.0

Voici les nouvelles fonctionnalités et améliorations

Vous DEVEZ d'abord mettre à jour Admin-IS / Admin-Consult à la version 11.0.1.7 ou supérieure avant de mettre à jour Admin-DMS à la version 4.0 !

Dans un premier temps, vous devez demander une mise à jour vers la version 4.0 d'Admin-DMS. Vous pouvez le faire ICI.

Performance

• La structure arborescente ne contient plus les clients, les projets, le personnel et les sociétés propres, mais uniquement les catégories et la hiérarchie des mots-clés.
• Pour afficher les documents, choisissez d'abord "relations", "projets", "employés" ou "entreprises" dans le menu déroulant, après quoi vous obtenez une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner une entité.
• Si vous souhaitez afficher les "relations", vous pouvez également cocher le type de relation (client, prospect, actionnaire, ...) qui doit être visible dans la liste.
• Dans la liste de sélection, vous pouvez également afficher les relations, les projets ou le personnel supprimés en l'indiquant dans le filtre.

Fichiers orphelins

Les fichiers ajoutés seront scannés par le nouvel analyseur de documents (voir article Intégrations du marché > 'Reconnaissance de documents'). Si les fichiers ne sont pas reconnus, ils apparaîtront sous la rubrique "fichiers orphelins" et vous pourrez toujours les ajouter à un client.  Plus d'informations

Conseil : la première fois que vous voyez l'écran "fichiers orphelins", cette liste peut déjà contenir des documents historiques. Il s'agit de dossiers qui n'ont pas été liés dans le passé. Vous devrez les mettre à jour une fois en liant ou en supprimant les fichiers.

Mots clés

• Les mots-clés peuvent être organisés de manière hiérarchique.
• Lorsque vous ajoutez ou modifiez un mot-clé via les paramètres Admin-DMS, vous pouvez indiquer quel est le mot-clé parent.
• La protection des mots-clés est déterminée au niveau le plus élevé des mots-clés.
• Lorsqu'un mot-clé est attribué à un document, les mots-clés parents sont aussi automatiquement liés à ce document.

Paramètres

• Dans les paramètres, les catégories peuvent être configurées pour être disponibles uniquement pour certains types de projets (modèles dans Admin-IS / Admin-Consult). Lorsqu'un projet est sélectionné, les catégories qui ne sont pas disponibles pour ce type de projet sont grisées dans l'arborescence.
• L'option "Afficher les projets dans l'arbre client", que vous pouvez activer dans les paramètres de l'Admin-DMS, ajoute les projets de la relation sélectionnée à l'arbre. Les documents des projets sélectionnés sont ensuite affichés avec les documents de la relation elle-même.

Intégrations

• Les pièces jointes d'un e-mail dans un dossier de boîte aux lettres peuvent être automatiquement ajoutées à Admin-DMS (voir l'article Intégrations Marketplace > "Mailbox").
• Les pièces jointes d'un courriel ou les documents ajoutés dans Admin-DMS peuvent être automatiquement reconnus et traités. (voir article Intégrations Marketplace > 'Reconnaissance des documents').

Général

• Ajustements de la mise en page.
• La version française de l'Admin-DMS est disponible
• Amélioration de l'intégration avec Companyweb

Vérifiez toujours la configuration requise avant de procéder à une mise à niveau.

Vous pouvez trouver la procédure de mise à jour ici.