Octopus

Introduction

Vous pouvez créer un lien entre AdminPulse et Octopus pour exporter les factures vers votre logiciel comptable. Ces factures seront créées sous forme de réservations dans l'environnement Octopus.

Connexion avec AdminPulse

1. Accédez à Paramètres généraux : https://app.adminpulse.be/#/settings
2. Dans les paramètres de facturation, changez la méthode d'exportation en Admin-Connect.
3. Cliquez sur le symbole du lien à côté de Admin-Connect.
4. Une nouvelle page s'ouvrira où la connexion peut être établie avec Octopus.
5. Dans cet environnement, cliquez sur Connecter pour configurer le lien.
6. Une fois le lien créé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres.

Champs de configuration

• Nom d'utilisateur et mot de passe: les informations de connexion de l'environnement Octopus
• Dossier: le nom exact du fichier vers lequel les factures seront exportées. voir la capture d'écran ci-dessous pour connaître le nom du fichier.

• Codes TVA: si les codes TVA ne correspondent pas aux codes standards définis dans Octopus (Gestion > Codes TVA), vous pouvez saisir ici le code qui correspond au code dans Octopus

Liens Relations

Le lien d'une relation entre AdminPulse et Octopus se fera sur la base du champ Identifiant comptable (AdminPulse) et du champ N° externe de la relation (autre logiciel) (Octopus). Vous devez créer cette connexion manuellement pour chaque relation.

Ce numéro doit être inclus en tant qu'Identifiant comptable dans AdminPulse.

Export des Factures

Pour exporter des factures dans AdminPulse, sélectionnez les factures numérotées que vous voulez exporter depuis la page Facturation > Factures. 

Cliquez ensuite sur le bouton en haut. Sans sélection manuelle, toutes les factures non exportées auparavant seront sélectionnées.

Consulter l'historique

L'historique de la facture peut être consulté via Autres actions > Historique.
Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble de toutes les étapes qu'une facture a franchies.

• Proposition
• Numérotés
• Envoyé
• Exporté
• Exportation réussie / échouée

Consulter la facture PDF

La facture a été créée dans l'agenda des ventes.
Si vous souhaitez consulter le PDF, vous pouvez le faire via l'icône du trombone à côté du bouton Historique.

Messages d'erreur possibles

Lors de l'exportation de factures vers Octopus, un certain nombre d'erreurs peuvent survenir. Ceci est généralement dû à une mauvaise configuration. Voici un aperçu des erreurs les plus courantes.

• 12 - L'agenda demandé a été ouvert par un autre utilisateur.
  Solution : Vous devez fermer Octopus (ou au moins le fichier correspondant) lorsque AdminPulse envoie des factures à Octopus.
  
  
• 16 - La relation utilisée n'est pas connue dans ce fichier.
  Solution : Assurez-vous d'avoir créé le bon lien entre la relation (voir la rubrique Lien relation).
  
  
• 29 - Le journal des ventes est erronément paramétré (enregistrements <> factures)
  Solution : Vous ne pouvez actuellement exporter des factures que vers un agenda avec le type de saisie "Enregistrements Vente".