[v3.2.1.0] Hoe synchroniseer ik afspraken tussen Admin-IS/Admin-Consult en Outlook?

Informatie

Welke afspraken kunnen gesynchroniseerd worden tussen Outlook en Admin-IS/Admin-Consult ?

Uit Admin-IS/Admin-Consult naar Outlook:

• synchronisatie uit de kalender naar Outlook afspraken
• synchronisatie van TaskFlow planningen naar Outlook afspraken

Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd zodra u de synchronisatie start, afhankelijk van uw instellingen.

Uit Outlook naar Admin-IS/Admin-Consult:

• synchronisatie van afspraken naar de agenda van Admin-IS/Admin-Consult
• synchronisatie van afspraken naar TaskFlow in Admin-IS/Admin-Consult (enkel datum en tijd)
• toevoegen van afspraken aan de tijdsregistratie in Admin-IS/Admin-Consult

De gesynchroniseerde afspraken vindt u in Outlook terug in de agenda. In Admin-IS/Admin-Consult vindt u deze terug in de Kalender en als er een taak aan de afspraak gekoppeld is, in de TaskFlow planning.

Om afspraken uit Outlook te kunnen synchroniseren naar Admin-IS/Admin-Consult, moet u in de Outlook afspraak een paar extra velden invullen. Deze velden zorgen ervoor dat in Admin-IS/Admin-Consult de afspraak aan de juiste klant, project, prestatie, medewerker en taak gekoppeld kan worden.
Open een (nieuwe) afspraak in Outlook. Onderaan het venster ziet u een extra gedeelte waarin u medewerker, klant, project, prestatie en taak kan invullen.

Admin-Sync: afspraak maken in Outlook

Klik op het potlood-icoon om deze gegevens te kunnen kiezen. In elk van deze velden kan u zoeken door op CTRL-F te klikken.

Admin-Sync: klik op het potlood om gegevens te kunnen kiezen

Naast het invulveld voor Klant ziet u Gebruik Filter. Deze filter is een klantenlijst die u zelf kan samenstellen.

Om de Admin-IS/Admin-Consult gegevens van de afpraak te verwijderen, klikt u op de knop Geavanceerd.

Admin-Sync: Admin-IS/Admin-Consult gegevens van een afspraak wissen

• Alle Admin-IS gegevens van deze afspraak wissen: verwijdert de klant-, project-, medewerkers-, prestatie- en taakgegevens van de afspraak
• Synchronisatiestatus wissen: zorgt ervoor dat Admin-Sync de afspraak als een nieuwe afspraak zal beschouwen. Dit is niet nodig als u na de synchronisatie wijzigingen doet aan de afspraak: doordat de datum/tijd verandert waarop de afspraak bewaard is, zal deze afspraak automatisch opnieuw gesynchroniseerd worden.

Klik op Opslaan om de ingevulde gegevens te bewaren. Let op: de afspraak moet u ook nog in Outlook zelf bewaren!

De volgende zaken zijn NIET mogelijk van Outlook naar Admin-Consult:

• aanvragen van vakantiedagen (afwezigheden)
• maken van herhalende Admin-IS/Admin-Consult afspraken. Als u deze in Admin-IS/Admin-Consult maakt, kan u ze wel synchroniseren naar Outlook
• TaskFlow planningen overzetten naar een andere klant
• in Outlook TaskFlow planningen maken